Взносы на сумму компенсации использования личного автомобиля можно не начислять — юридические советы

Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации сверх установленных норм расходов ООО на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в данном случае?

Взносы на сумму компенсации использования личного автомобиля можно не начислять - юридические советы

Согласованная сторонами трудового договора сумма ежемесячной компенсации за использование личного легкового автомобиля сотрудником ООО в служебных целях составляет 4000 руб.

В сумму компенсации входят расходы на горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ), техническое обслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомашины в период исполнения служебных заданий. Использование личного автомобиля связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (разъездной характер работы).

ООО использует УСН с объектом налогообложения «доходы». Вся сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФОМС, так как компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда. 

Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного автомобиля работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии документального подтверждения фактического использования имущества в интересах работодателя.

Также необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Обоснование вывода:

В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:

— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.

Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Также условиями соглашения может быть определен порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (на приобретение ГСМ, техническое обслуживание и др.).

Возмещение указанных расходов может производиться, например, по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

В соглашении целесообразно закрепить, как будет определяться размер произведенных работником расходов.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

При этом главой 23 НК РФ не установлены нормы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях.

Отметим, что постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) установлены нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок автомобилей, учитываемых при налогообложении прибыли организаций. В целях исчисления НДФЛ нормы, установленные Постановлением N 92, не применяются.

Источник: https://otchetonline.ru/art/konsultaczii-garanta/62246-nuzhno-li-oblagat-ndfl-i-strakhovymi-vznosami-summu-kompensatsii-sverkh-ustanovlennykh-norm-raskhodov-ooo-na-vyplatu-kompensatsii-za-ispolzovanie-dlya-sluzhebnykh-poezdok-lichnykh-legkovykh-avtomobilej-v-dannom-sluchae.html

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018

Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники.

Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018, дадим образцы документов.

Основания для выплаты компенсации расходов

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем.

Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения.

При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора Дополнительные условия
Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником
Договор аренды Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов
Договор на оказание транспортных услуг Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Виды затрат, компенсируемых работнику

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

  • Проведения текущего ремонта.
  • Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
  • Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
  • Произведенных при эксплуатации иных затрат.

Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально.

В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются.

Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится.

Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.

 Читайте также статью: → «Бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц и в иных случаях в 2018».

Размер выплаты, предоставляемой сотруднику

Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:

  • 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
  • 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

В отношении личного грузового транспорта, привлекаемого для решения производственных задач, законодательством норм не установлено.

Компенсируемые лицу суммы определяются по договоренности о привлечении транспортного средства.

Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники. Читайте также статью: → «Амортизация автомобиля / машины в 2018».

Расчет сумм производимых выплат

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта.

При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря).

Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Порядок действия Описание условий
Подача работником заявления Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется
Представление документов на транспортное средство В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем
Достижение договоренности с работодателем Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон
Заключение договора Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование
Составление акта приема-передачи Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Тип договора Взимание НДФЛ
Соглашение к трудовому договору С сумм компенсации налог не удерживается
Договор аренды Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом
Договор оказания услуг в форме ГПХ

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов.

Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально.

Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Соглашение к договору использования личного автомобиля в служебных целях

Бухучет операций по учету компенсации

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Для учета движения средств используется счет 73. Счет отнесения расходов зависит от профиля предприятия и отделения, в котором трудится работник. Включение в состав расходов для целей БУ производится при начислении сумм. Читайте также статью: → «Учет расчетов с персоналом по прочим операциям. (проводки по счету 73)».

Читайте также:  Образец приказа о режиме рабочего времени работника - юридические советы

Пример расчета компенсации

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

  • Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
  • Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
  • Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

  • Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
  • Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
  • Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
  • Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
  • Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Как оспаривается сумма компенсации

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?

Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме. Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.

Вопрос №4. Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Требование о необходимости наличия путевых листов является спорным вопросом. При выплате сотруднику компенсации в установленной фиксированной сумме количество дней эксплуатации транспорта можно определять по числу дней нахождения на рабочем месте. Дни отсутствия по причинам болезни, отпуска и другим исключаются из расчета положенной суммы.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/kompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Выплачиваем компенсацию, но не забываем про ФСЗН и Белгосстрах

Личный автомобиль работника используется в служебных целях. Помимо компенсации за износ автомобиля работнику возмещаются и расходы по его содержанию. Статья поможет разобраться, каким образом бухгалтер должен исчислить подоходный налог, страховые взносы в ФСЗН, обязательные страховые взносы в Белгосстрах.

Из письма в редакцию:

«Наша организация заключила с работником договор использования личного автомобиля работника в служебных целях. В договоре предусмотрена компенсация за использование личного автомобиля в размере 1 200 000 руб.

Договором также предусмотрено, что наниматель обязуется возмещать работнику расходы на приобретение ГСМ, прохождение техосмотра и проведение текущего ремонта.

Согласно представленным заказу-наряду и чеку работником произведены расходы по ремонту автомобиля в размере 1 580 000 руб. Наниматель возместил расходы работника.

Являются ли указанные выплаты в пользу работника, с которым заключен договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, объектами для начисления подоходного налога, а также для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах?

С уважением, бухгалтер по заработной плате Марина Игоревна»

Уважаемая Марина Игоревна, этот вопрос волнует многих бухгалтеров, поскольку работники часто используют свое личное имущество в служебных целях. В договорах предусматривается не только выплата компенсации за использование имущества в служебных целях, но и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией имущества.

Чаще всего наниматели в служебных целях используют личные автомобили работников. Отношения между нанимателем и работником могут быть оформлены дополнительным соглашением к трудовому договору (контракту) либо отдельным договором.

При заключении с работником договора транспортное средство не передается организации, право пользования и владения остается за работником.

Работники, использующие свои личные автомобили в служебных целях, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсацию.

Конкретные размеры и порядок выплаты компенсации законодательством не установлены и определяются работником с нанимателем по договоренности (ст. 106 Трудового кодекса РБ).

Обращаю Ваше внимание, что в размерах компенсации учтено возмещение износа (амортизации) автомобиля, а не возникающие в процессе эксплуатации расходы наприобретение ГСМ, проведение техосмотров, ремонтов и т.д.

Для целей исчисления подоходного налога компенсация за использование автомобиля в служебных целях признается доходом работника и объектом налогообложения (подп. 1.1 п. 1 ст. 153 Налогового кодекса РБ; далее – НК).

Освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику) (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

Таким образом, сумма компенсации подлежит обложению подоходным налогом. Налог исчисляют и удерживают при выплате работнику компенсации (пп. 8, 9 ст. 175 НК).

Обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на эти суммы не начисляют (п.

3 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115).

Стоимость ГСМ, использованных работником в служебных целях, признается расходами, связанными с хозяйственной деятельностью организации. Наниматель вправе возмещать работнику стоимость использованного топлива, если в договор этот пункт включен.

Работник обязан представить в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы по приобретению ГСМ. Документом для учета ГСМ могут служить путевые листы или иные самостоятельно разработанные и утвержденные организацией документы по учету работы автомобиля.

В путевых листах отражается пробег только за время служебных поездок.

Поскольку автомобиль одновременно используется и для нужд предприятия, и в личных целях, в путевых листах необходимо указывать показания спидометра перед служебной поездкой и после ее окончания, а также, если есть такая возможность, производить снятие остатков фактических остатков топлива перед служебными поездками и после их окончания.

Суммы, полученные работником как в подотчет, так и в возмещение понесенных затрат в размере стоимости израсходованных на нужды нанимателя ГСМ, подоходным налогом не облагаются, поскольку не признаются доходом (ст. 153 НК).

Кроме того, страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на подтвержденные суммы не начисляются.

При отсутствии документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, стоимость ГСМ признается доходом работника в натуральной форме и облагается подоходным налогом, а также начисляются взносы в ФСЗН и Белгосстрах.

Расходы на проведение техосмотров, страховок, ремонтов и т.д. возникают у работника независимо от использования автомобиля в служебных целях. Возмещение подобного рода затрат может быть предусмотрено договором. Такие выплаты являются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц (подп. 1.

1 п. 1 ст. 153, подп. 1.11 п. 1 ст. 154, ст. 156, подп. 2.1 п. 2 ст. 157 НК). Выплата таких компенсаций относится к доходам, не являющимся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей. Подобные выплаты можно рассматривать как материальную помощь работнику, при этом подоходный налог не начисляют.

Важно! Не забудьте оформить приказы о выделении работнику материальной помощи.

Следите за размером выделяемой помощи. В 2015 г. освобождаются от подоходного налога суммы, не превышающие 13 190 000 руб. по основному месту работы и 870 000 руб. по месту работы по совместительству (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК).

Кроме того, организация должна начислить и уплатить от сумм возмещения работнику расходов страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах.

Пример

Налогообложение при возмещении расходов работнику по договору использования личного автомобиля в служебных целях

Как видите, Марина Игоревна, налогообложение возмещаемых расходов зависит от типа понесенных расходов. Будьте внимательны при проведении операций по возмещению расходов работнику за использование личного автомобиля в служебных целях.

Источник: https://www.gbzp.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter-zarplata/vyplachivaem-kompensatsiyu-no-ne-zabyvae

Компенсация за использование личных автомобилей для работы не облагается страховыми взносами независимо от ее размера

По результатам выездной проверки ПФР обнаружил, что фирма выплачивала работникам компенсации за использование ими в служебных целях личных автомобилей на покрытие дополнительных расходов по содержанию машин. За 3 года общий размер компенсаций составил более 100 тыс. рублей.

По мнению проверяющих из фонда, эти суммы являются элементом оплаты труда. Поэтому фирма должна была начислить на них страховые взносы. В связи с этим ПФР начислил взносы, штраф и пени.

Полагая, что решение Пенсионного фонда незаконно, компания обратилась в суд.

Судьи удовлетворили ее требования, исходя из:

  •  недоказанности Пенсионным фондом обстоятельств, изложенных в его решении;
  •  доказанности фирмой того, что спорные выплаты являются компенсациями, а не оплатой труда.
Читайте также:  Как вести журнал учета инструкций по охране труда? - юридические советы

Арбитры напомнили фонду, что с силу ст.

188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

В данном случае с пятью работниками, чья работа связана с постоянными служебными разъездами, фирмой заключены контракты и допсоглашения, которыми установлен порядок и размер компенсаций за использование личного автомобиля в служебных целях.

В проверяемый период на основании приказов директора работникам ежемесячно выплачивалась компенсация в пределах суммы 1200 рублей.

Из представленных компанией документов (трудовых договоров и дополнений к ним, путевых листов и расходных кассовых ордеров) следует, что компенсация связана с использованием работниками личных автомобилей для служебных целей.

Доказательств, опровергающих такое использование автомобилей, ПФР не представлено, равно как не представлено и доказательств несоответствия размера возмещения указанных расходов экономически обоснованным затратам.

Следовательно, спорные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ Верховного Суда РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855

Документ включен в СПС «Консультант Плюс»

применительно к страховым взносам никаких лимитов по размеру таких компенсаций не предусмотрено.

Это подчеркнуто в Определении ВАС РФ: нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами, на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы (от 05.12.2012 № ВАС-15423/12). 

Налоговая ведомство, в свою очередь, некогда обнародовало такие разъяснения: 

— выплата компенсации работникам производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями; 

— основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;

— в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт); 

Источник: http://www.v2b.ru/reviews/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnyh-avtomobiley-dlya-raboty-ne/

Облагается ли страховыми взносами сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона)?

Согласно положениям статьи 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Частью 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ определено, что объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.  

Согласно части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 данного закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ.

Пунктом 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством всех видов установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подпункт «и»).

В соответствии с пунктом 1 статьи 20.

1 Закона № 125-ФЗ объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Пунктом 2 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ установлено, что база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 указанной статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.

В силу подпункта 2 пункта 1 статьи 20.

2 Закона № 125-ФЗ  не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в том числе связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Источник: http://r05.fss.ru/49354/62452.shtml

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка).

Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей.

В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях.

Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа.

В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах.

Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ.

Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.
Читайте также:  Увольнения директора недостаточно для внесения изменений в егрюл - юридические советы

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Источник: https://zhazhda.biz/base/kompensaciya-rashodov-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2018 году — ГСМ, НДФЛ, расчет, выплата

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2018 году обладает некоторыми особенностями, незнание которых может повлечь за собой различное недопонимание.

Эксплуатация транспортного средства работником компании в процессе своей деятельности осуществляется в производственных целях по необходимости в случае многочисленных разъездов.

Работодателем осуществляется компенсация понесенных затрат работником во время эксплуатации личного транспортного средства.

Порядок и условия начисления компенсационных выплат осуществляется по предварительной договоренности между непосредственным работодателем и сотрудником в соответствии с нормами статьи 188 ТК РФ.

Рассмотрим подробней порядок начисления компенсации за эксплуатацию личного транспортного средства в производственных целях в 2018 году.

Основные моменты

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях директору либо иному сотруднику осуществляется в большинстве случаев по достигнутым предварительно договоренностям.

Одновременно с этим, крайне важно знать о нормативной базе, на основании которой осуществляется начисление рассматриваемой выплаты.

Почему возникает такая ситуация

Необходимо обращать внимание на то, что привлечение персонального транспортного средства с целью эксплуатации для реализации служебных задач, в обязательном порядке оформляется в письменном виде, путем подписания соответствующего договора между работодателем и рабочим.

Соглашение должно быть составлено и подписано в виде отдельной документации либо в качестве дополнения к трудовому договору — в зависимости от разновидностей достигнутых договоренностей.

В период заключения соответствующего соглашения должны быть определены условия эксплуатации автотранспорта, в частности:

  • продолжительность эксплуатации;
  • периодичность использования;
  • должностные обязанности, при выполнении которых осуществляется эксплуатация личного автомобиля.

Помимо этого необходимо говорить условиями соглашения и размер компенсационной выплаты, которая должна быть приравнена к законодательной норме либо же сверх нее.

Разновидность соглашения Имеющиеся дополнительные условия
Условия отображаются в трудовом соглашении либо в виде дополнительного договора к первому типу Работодатель берет на себя обязанность по начислению компенсационных выплат в случае разъездного характера занятости.
В таком случае управление осуществляется самим владельцем ТС
Арендное соглашение Осуществляется передача транспортного средства по подписанному соответствующему акту.
Работодатель берет на себя обязанность по подписанию соответствующего договора по ОСАГО, а также осуществлению всех разновидностей ремонтных работ
Соглашение на предоставление транспортных услуг Соглашение несет под собой гражданско-правовой характер с отображением конкретного периода и размера компенсационного начисления

Необходимо обращать внимание на подписание соглашения и в случае с разовой поездкой.

Основанием для начисления таких разновидностей выплат принято считать формирование Приказа, который должен быть утвержден работодателем в произвольном письменном виде.

Приказ должен быть сформирован по завершению месяца на базе расчета, осуществляемого бухгалтерским отделом компании.

Законные основания

Основным нормативно-правовым документом по праву считается Трудовой Кодекс.

В частности рекомендуется обращать внимание на статью 188, в которой подробно описан порядок и условия начисления компенсационных выплат в случае использования личного транспорта в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Процедура начисления рассматриваемой компенсации осуществляется не только в соответствии с трудовым законодательством, но и с учетом персональных договоренностей между работодателем и самим подчиненным.

Дополнительно рекомендуется знать об имеющихся особенностях, незнание которых может стать преградой для защиты персональных интересов в случае недобросовестности работодателя.

Какие затраты компенсируются

В действующем трудовом законодательстве предусматривается возможность начисления компенсационного износа персонального транспортного средства и оплаты текущих затрат, напрямую связанных с эксплуатацией автомобиля взамен:

  • осуществления текущих ремонтных работ;
  • компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ГСМ;
  • оплаты за парковку в течении всего трудового дня и мойки транспортного средства в частности;
  • понесенных иных затрат в период эксплуатации транспортных средств.

Со слов уполномоченных представителей налогового органа, размер компенсационного начисления содержит в себе:

  • износ автомобиля;
  • затраты на ГСМ;
  • на прохождение планового ТО и иной тип технического обслуживания.

Работодатель оставляет за собой право инициировать возмещение компенсации за ГСМ по предоставленным наемным работником чекам.

Затраты на горюче смазочные материалы подлежит покрытию непосредственным работодателем по объему понесенных фактических затрат, которые можно подтвердить документально.

С целью начисления рассматриваемых выплат изначально нужно установить километраж пробега, а также применять имеющиеся нормы расходования в соответствии с Минтранса либо же технической документацией конкретного транспортного средства.

Непосредственный работодатель вынужден будет покрыть исключительно те затраты, которые напрямую связаны с показателями износа и текущими понесенными затратами на применение персонального транспортного средства рабочего.

К сведению — только за факт управления автомобилем начисление вознаграждений не осуществляется.

В данном случае сотрудник использует транспортное средство в рамках взятых на себя трудовых обязанностей, за что он уже начисляет заработную плату.

Как правильно произвести расчет

Необходимо обращать внимание на то, что размеры компенсационных выплат, начисляемые в фиксированном размере предпринимателями при УСН либо ЕНВД (не имеет значения) подлежат расчету по количеству дней фактического использования автомобиля.

В период расчета необходимо установить ежедневный размер оплаты. Она определяется как частное от договорной помесячной суммы и количества трудовых дней в календарном месяце (в четком соответствии с производственным календарем).

В случае отсутствия договоренностей относительно выплат в фиксированном размере, сумма подлежит расчету в четком соответствии с соответствующей внутренней документацией компании.

С целью официального подтверждения того, что рассматриваемый тип перечислений в действительности является компенсацией, возникает острая необходимость в тщательной документации с требуемым перечнем реквизитов согласно с критериями экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция оформления

С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться прибылью сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя должностных обязанностей.

В том случае, если необходимость в эксплуатации транспортного средства для выполнения поставленных производственных задач происходит уже после официального трудоустройства, то сторонам необходимо подписать отдельный договор к трудовому соглашению либо же вовсе договор об аренде.

Очередность действий Подробные разъяснения условий
Формирование и подача сотрудником соответствующего заявления В случае достижения договоренностей относительно факта привлечения персонального автомобиля во время официального трудоустройства, то об этом нужно указать в содержании договора.
В данном случае нет необходимости в формировании соответствующего заявления
Предоставление правоустанавливающей документации на автомобиль В перечне документации рабочий должен предоставить в обязательном порядке:

  • ПТС;
  • нотариально составленную доверенность на право управления транспортным средством
Далее необходимо достигнуть определенных договоренностей с работодателем В данном случае речь идет о фиксации условий, которые могли бы удовлетворить каждую из сторон
Подписание соответствующего соглашения Возникает необходимость в подписании арендного соглашения либо же передачи в продолжительную эксплуатацию
Формирование соответствующего акта приема-передачи Документ в обязательном порядке должен включать в себя сведения относительно транспортного средства и подтвердить факт передачи автомобиля

Процедура управления автомобилем может быть инициирована непосредственным собственником либо третьими лицами, которые были назначены работодателем.

Соглашение на аренду подписывается с целью передачи автомобили либо иного типа транспортного средства, причем как с водителем, так и без него.

В случае отсутствия договоренностей относительно условий управления автомобилем, то водителем может выступать любое лицо.

Видео: использование личного автомобиля в служебных целях

К арендному соглашению подлежит обязательному формированию акт приема-передачи автомобиля, который должен подписываться каждой стороной.

Какое действует налогообложение (НДФЛ)

Налогообложение рассматриваемых компенсационных выплат, начисляемых сотрудникам, напрямую зависит от типа подписанного соглашения относительно эксплуатации транспортного средства.

Разновидность соглашения Начисление НДФЛ (подоходного налога)
Договор в форме приложения к основному трудовому контракту Не подлежит начислению налог и иные взносы в различные фонды с компенсации по такому соглашению
Арендное соглашение
Соглашение на предоставление услуг в виде ГПХ
Налогообложение подлежит начислению с полного размера и подлежит перечислению в налоговый орган непосредственным налоговым агентом

Необходимо обращать внимание на то, что если между сторонами подписано арендное соглашение, то полученные суммы сотрудником подлежат налогообложению в сумме 13% в случае с резидентами и 30% — для нерезидентов России.

Отражение операций бухгалтерскими проводками

Вне зависимости от того, о какой именно компании идет речь, нужно осуществлять учет дней эксплуатации транспортного средства.

Если же пользование автомобиля несет за собой системный характер в течении продолжительного времени, то рассматриваемый тип компенсационных начислений несет за собой ежемесячный характер.

С целью учета движения транспортных средств применяется счет 73. Одновременно с этим нужно помнить о том, что счет отнесения расходов напрямую зависит от профиля самой компании и структурного отделения, в котором официально трудоустроен сотрудник.

Включение в перечень расходов с целью БУ осуществляется при начислении рассматриваемых сумм.

Напоследок хотелось бы отметить — процесс начисления компенсационных выплат наемным сотрудникам, которые используют по производственным потребностям транспортные средства, обладает многочисленными особенностями.

С целью исключения вероятности возникновения различного рода недопонимания, крайне важно соблюдать нормы российского законодательства, в противном случае могут возникать недопонимания с налоговыми органами.

Источник: http://jurist-protect.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah/

Ссылка на основную публикацию