Регламент проверки контрагентов при заключении договора — юридические советы

Примерный образец положения о проверке контрагента

Регламент проверки контрагентов при заключении договора - юридические советы

Настоящий материал подготовлен Управляющим партнером Адвокатского бюро «Домкины и партнеры» Павлом Домкиным на основании норм действующего законодательства России с учетом сложившейся судебной практики по состоянию на 01.06.2011 г.

За юридической помощью по вопросам уголовно-правовой безопасности Вы можете обратиться в Адвокатское бюро «Домкины и партнеры», специализирующему в данной области права.

Утверждено

Генеральным директором

ООО «Честный бизнес»

Ивановым А.А.

П О Л О Ж Е Н И Е

об обязательной проверке контрагентов ООО «Честный бизнес»

при оформлении договорных и хозяйственных отношений

  • Введение:
    • Настоящее Положение проверки контрагентов ООО «Честный бизнес» (далее – Положение) является обязательным к исполнению сотрудниками юридического и финансового отдела при оформлении договорных отношений с контрагентами.
    • Настоящее Положение регламентирует порядок проверки контрагентов в целях снижения налоговых рисков при заключении и исполнении договоров.
    • Проверке на основании настоящего Положения подлежат поставщики продукции и товаров, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели, исполнители, а также иные контрагенты ООО «Честный бизнес».
  • Порядок осуществления проверки:
    • При проведении проверки сотрудник обязан собрать по контрагенту все доступные сведения и провести нижеперечисленные мероприятия.
    • Вся получаемая в ходе проверки информация приобщается сотрудником к досье контрагента как в электронном, так и в бумажном виде.
    • Вся информация, полученная посредством доступа в сеть «Интернет», должна быть сохранена в виде скриншотов экрана, распечатана и заверена подписью сотрудника осуществляющего проверку контрагента.
    • Сотрудник обязан проверить соответствие сведений, представленных контрагентом, сведениям, содержащимся на сайте ФНС России.
    • Сотрудник должен получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте через интернет-ресурсы, предоставляющие подобные сведения. Полученную выписку, а также электронное письмо необходимо распечатать для приобщения к формируемому досье.
    • Сотрудник обязан проверить на сайте ФНС России, не числится ли контрагент в следующих базах данных:
      • сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации;
      • сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов;
      • адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;
      • перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.
    • При изучении выписки сотруднику необходимо обратить внимание на то, указан ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора.
    • При проверке контрагента сотрудник должен установить, необходима ли контрагенту для выполнения обязательств по заключаемому с ним договору лицензия, какое-либо специальное разрешение или членство в СРО. В случае необходимости обязательного наличия лицензии у контрагента лицензии, сотрудник должен проверить её наличие посредством обращения на интернет-сайт лицензирующего органа или СРО. Результаты проверки приобщаются к формируемому досье.
    • Проанализировать наличие информации о контрагенте в сети Интернет: наличие у контрагента собственного интернет-сайта, размещает ли контрагент информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках, имеются ли отрицательные и положительные отзывы о контрагенте. Результаты поиска приобщаются к досье в бумажной форме.
    • Сотрудник обязан запросить у контрагента копию паспорта его руководителя, а если договор оформляется по доверенности иным лицом, то помимо копии его паспорта, запросить заверенную копию доверенности.
    • Сотрудник обязан проверить контрагента на предмет его участия в хозяйственных спорах. Проверка осуществляется путем обращения на интернет-сайт Высшего Арбитражного Суда РФ. Найденные по контрагенту документы приобщаются к досье в бумажной форме.
    • При проведении проверки сотрудник обязан запросить у контрагента в заверенной форме:
      • бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;
      • копии деклараций по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (с отметкой налоговой инспекции о принятии);
      • другие необходимые сведения.
    • По завершении проверочных мероприятий сотрудник обязан передать досье на контрагента начальнику юридического отдела.
  • Сроки проведения проверки:
    • Проверка контрагента осуществляется от 3-х до 5-ти дней с момента поступления соответствующего распоряжения Генерального директора либо его заместителя.
    • Сформированное досье на контрагента передается для изучения начального юридического отдела.
    • Начальник юридического отдела по результатам изучения досье не позднее двух рабочих дней представляет в письменном виде свои выводы о добросовестности контрагента Генеральному директору ООО «Честный бизнес».
    • Генеральный директор не позднее 2-х рабочих дней принимает решение о вступлении в хозяйственные отношения с проверяемым контрагентом, путем внесения резолюции в досье контрагента. Решение Генерального директора доводится до сведения сотрудников ООО «Честный бизнес».
    • Без соблюдения условий пунктов Положения заключение договора, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества контрагенту запрещены.
  • Досье контрагента хранится в финансовом отделе ООО «Честный бизнес» не менее 4-х лет после истечения срока действия договора с контрагентом.

Источник: https://www.AdvoDom.ru/practice/poloprover.php

Организация договорной работы

Польза или вред типовых форм договоров

В российском малом и среднем бизнесе сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией в организации или у предпринимателя часто поручается работникам, для которых такая работа не характерна. В одних организациях вопросами работы с договорами занимаются сейл-менеджеры, в других – бухгалтеры или специалисты, которые исполняют условия договоров между организациями в рамках своих трудовых обязанностей.

Понятно, что какими бы хорошими специалистами в своей области не были эти специалисты, скорее всего они не являются специалистами в области гражданского права, а это в первую очередь означает, что за основу будущего договора берется типовая форма договора (из интернета или других источников) и в такую форму вписываются лишь название организации. Другими словами, при наличии договора, содержание которого не учитывает все нюансы сделки, любая из сторон такого договора может попасть впросак.

Многие руководители организаций убеждены, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации по договору. Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга.

Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что любой договор может содержать  налоговые риски даже когда организация не пользуется схемами ухода от налогов, своевременно платит налоги и проводит проверку контрагента на добросовестность.

А это означает, что любая (даже простейшая) ошибка в договоре может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению  уголовного дела по одной из «налоговых» статей Уголовного кодекса РФ.

Такое развитие событий может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров и отрицательно повлиять на результаты хозяйственной деятельности.

Договорная работа в организации

Начиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
В основе договора лежит принцип свободы договора, который закреплен в статье 1 Гражданского кодекса РФ.

Стороны договора заключают договор только по своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора.

Этот основной принцип гражданского законодательства призван обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота и хозяйственной деятельности, необходимым условием которого является равноправие его участников.

Не смотря на кажущуюся простоту, для составления договоров требуется достаточно высокая юридическая квалификация.

В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд, к примеру, определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали.

Стороны договора определяют его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда законодательством такое условие не урегулировано императивно. Сразу же хочу успокоить, что Гражданский кодекс РФ содержит минимальное количество императивных норм, а большинство из них – диспозитивные, т.е.

содержащие оговорку «если иное не предусмотрено договором (соглашением сторон)». Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой, а если не сделают или не захотят этого сделать, то в силу вступят нормы права «по умолчанию», т.е.

диспозитивная норма.

Бывают случаи, когда какое-либо условие не определено ни в договоре, ни в диспозитивной норме закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:

    • подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);
    • заключение договоров (оформление документа);
    • исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора.

Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и  другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации. Традиционной формой проверки соответствия проектов договоров интересам и возможностям организации является визирование (согласование).

Читайте также:  Как написать заявление на временную регистрацию (бланк, образец)? - юридические советы

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий.
Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность.

Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков «однодневок». Основной аргумент — компания должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.

Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Само  по себе нарушение налогового законодательства контрагентом не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Но факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если налоговики докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Подробнее о проверке контрагентов на добросовестность можно прочитать в статье «Проверка контрагента на добросовестность».

Момент заключения договора очень важен, так как именно с ним связано возникновение обязательств у каждой из сторон договора, с него начинают отсчет сроки оплаты и исполнения обязательств, установленные условиями договора.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения договоров.

Контроль за исполнением условий каждой стороной договора различен – если одна сторона контролирует своевременность и полноту оплаты, то другая – сроки и качество выполняемых работ, услуг.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов.

Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все подразделения организации, связанные с ведением договорной работы. В данной работе велико значение юриста (юридического отдела).

На мой взгляд именно юристы должны разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на своевременное и надлежащее исполнение своих обязательств по договору, координировать в этом плане деятельность всех подразделений организации.

Здесь юристу, наряду с другими структурными подразделениями, необходимо наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств.

Только такой подход позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензий и исков, а зачастую – и обойтись без суда или принять обеспечительные меры.

Регламентация договорной работы

Одной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций.

В связи с этим встречаются случаи конфликта интересов контрагентов в процессе заключения и исполнения условий договора, когда в локальных нормативных актах одной организации – стороне договора установлен один порядок, а у другого контрагента – другой.

Поскольку регламентация договорной работы зависит только от опыта и воображения руководителя и автора этого локального нормативного акта, на практике встречаются такие регламенты договорной работы, как положение (регламент, инструкция) по ведению договорной работы, в которых (в едином документе) описаны все бизнес – процессы с момента получения оферты от контрагента и до момента подачи иска в суд, так и локальные нормативные акты, в которых прописаны лишь отдельные бизнес – процессы (к примеру, положение о претензионной работе).

О том, что достаточно большая часть бизнеса работает вообще без каких-либо локальных нормативных актов, регулирующих договорную работу в организации, в рамках этой статьи упоминать смысла нет. Хочется лишь отметить другую крайность – чрезмерная «зарегулированность» этого бизнес – процесса рождает «мертвые» правила ведения бизнеса.

Как правило, в организации кроме локального нормативного акта о договорной работе разрабатываются и типовые формы договоров и другой договорной документации. Они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров.

Вместе с тем надо понимать, что такие типовые формы договорной документации носят вспомогательный характер.

В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.

Этапы договорной работы в организации

Подготовка проекта договора

Работа с договорами носит эффективный характер, если в организации разработаны типовые формы договора по основным видам деятельности и эти типовые формы размещены на внутреннем сервере организации с правами доступа.

Благодаря этому, работник – инициатор заключения большинства договоров  может достаточно быстро подготовить договор, а нагрузка на юриста останется лишь в части разработки не типового договора под конкретную ситуацию.

Остается только присвоить договору номер и указать дату его заключения. Обычно учет договоров в организации ведут юристы или бухгалтерская служба.

Согласование проекта договора

В средних и крупных организациях проект договора проходит процедуру согласования.  Обычно в такой процедуре принимают участие несколько отделов в таком порядке: заинтересованное в заключении договора подразделение, бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел.

Если к проекту договора имеются замечания и предложения, то они оформляются в виде комментариев или сопроводительных служебных записок к договору в бумажном или электронном виде. Обобщив все замечания и предложения юристы дают свою оценку руководителю для принятия решения по заключению договора и дополнению его условий предложениями коллег.

К проекту договора также принято оформлять лист согласования в бумажном или электронном виде.

Контроль  исполнения обязательств по договору

Контроль исполнения своих обязательств контрагентом по договору осуществляется инициатором договора. Если обязательства не исполняются в полном объеме и в срок, то об этом сообщается в юридический отдел с приложением подтверждающих эти факты документов.

Необходимые условия договора

Анализ условий договора достаточно подробно изложен в статье «Как составить договор», поэтому в этой статье я лишь остановлюсь на отдельных самых важных условиях договора.

Статьей 432 Гражданского кодекса РФ установлено два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

    • Сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
    • Достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким договорам.

Статья 432 Гражданского кодекса РФ относит к существенным следующие условия:

    • о предмете договора;
    • которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида;
    • относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Необходимо различать предмет и объект договора. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается договор, а предмет, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе Гражданского кодекса РФ применительно к указанным в нем договорам.
Так как все споры возникают из-за денег, то в договоре следует детально определить порядок и форму расчетов.

Достаточно распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:

  • в договоре предусматривается обязательный претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
  • в установленных законом случаях стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
  • с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда. В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда.

В заключении рекомендую придерживаться следующей примерной структуры договора:

  1. Реквизиты договора (наименование договора; место и дата его заключения).

  2. Преамбула (указание наименования сторон в соответствии с учредительными документами и (или) сведениями ЕГРЮЛ).

  3. Предмет договора (с подробным указанием объекта договора).

  4. Срок действия договора.

  5. Права и обязанности сторон.

  6. Порядок проведения расчетов.

  7. Ответственность сторон.

  8. Разрешение споров (арбитражная оговорка).

  9. Другие условия договора, которые не вошли в предыдущие разделы (именуемые, как правило «заключительные положения»).

  10. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

  11. Подписи сторон.

Статья написана и размещена в 2011 году. Дополнена — 17.06.2012

Источник: https://yuridicheskaya-konsultaciya.ru/dogovor/organizacija_dogovornoi_raboty.html

Проверка контрагента при заключении договора

Прежде чем заключить любой договор необходимо получить разумную уверенность в добросовестности потенциального контрагента, для чего следует собрать информацию о нем.

Пренебрежение мерами предосторожности при заключении договора, а так же формальный подход к их соблюдению, ведут к повышенному риску невыполнения сторонами своих обязательств и, как следствие, к финансовым потерям.

Приведенные ниже рекомендации по проверке контрагентов могут показаться очевидными, однако, огромное количество судебных разбирательств говорит о том, что зачастую ими пренебрегают даже когда речь идет о действительно больших суммах.

Читайте также:  Что такое утилизационный сбор и кто его должен платить - юридические советы

Для проверки действительно ли контрагент существует, как давно и где зарегистрировано юридическое лицо и кто является его исполнительным органом необходимо получить свежую выписку из ЕГРЮЛ. В настоящее время это возможно сделать электронно на сайте ФНС. Более того, с 1 октября 2016 г.

организации должны вносить в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц ряд дополнительных данных о себе. Речь идет о такой информации, как заключение договора лизинга, данные о предбанкротном состоянии, данные бухгалтерской отчетности, сведения о членстве в СРО и о результатах обязательного аудита.

Лицом, заключающим договор от имени юридического лица, может быть генеральный директор организации (или же иначе названный единоличный исполнительный орган общества, например, президент, руководитель), либо лицо, действующее по доверенности. Перед заключением договора необходимо проверить полномочия подписанта.
Подписание договора генеральным директором.

В случае если договор подписывает генеральный директор общества, необходимо удостовериться, что директор действующий, что можно проверить в той же выписке из ЕГРЮЛ.

Не редки случаи, когда владельцы бизнеса при найме генерального директора ставят ограничения на совершение сделок, например, с недвижимостью или устанавливают определенный лимит сделки, выше которого единоличный исполнительный орган не может самостоятельно заключать договора.

Поэтому, целесообразно изучить положения устава – проверить имеет ли генеральный директор право заключать подобные договора, нет ли необходимости утверждения сделки советом директоров или общим собранием участников. Рекомендуется так же проконтролировать, когда истекают полномочия генерального директора.

Подписание договора лицом, уполномоченным доверенностью. В случае подписания договора лицом, действующим по доверенности, нужно получить ее заверенную копию. На доверенности обязательно должна стоять дата выдачи – доверенность без даты ничтожна.

Необходимо так же обратить внимание на срок действия доверенности, в случае если он не указан, срок признается равным трем годам. На доверенности должны стоять подпись и печать организации. Так же необходимо выяснить, кем подписана доверенность и по аналогии осуществить проверку генерального директора или иного лица, выдавшего доверенность от лица компании.

Целесообразным является и телефонный звонок в организацию.

Зачастую, подписание договора неуполномоченным лицом является умышленным. Соблюдение данных простых действий по проверке полномочий подписанта помогут избежать негативных последствий, ведь такие сделки являются недействительными и могут быть оспорены. Яркими примерами являются многочисленные случаи подписания договора лицами, не имеющими отношения к организации, и возникновение в последствии анекдотичных ситуаций с уголовным оттенком: «Какой товар? Какие деньги? Нет, не слышали… Такое лицо у нас никогда не работало и доверенность мы ему не выдавали».

Существуют так называемые «best practices» — лучшие практики по проверке контрагентов, выработанные международными и российскими организациями, согласно которым целесообразно перед заключением договора получить у второй стороны:

  • Свидетельство о регистрации (заверенное печатью и подписью ген директора);
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (заверенное печатью и подписью ген директора);
  • Актуальная версия устава (заверенная печатью и подписью ген директора);
  • Протокол о назначении генерального директора (заверенные печатью и подписью ген директора);
  • Копия доверенности, если договор подписывается по ней;
  • Выписка ЕГРЮЛ (заверенная ФНС или нотариусом менее 1го месяца назад);
  • Бухгалтерская отчетность за несколько периодов и аудиторское заключение, если имеется;
  • Налоговые декларации по НДС и налогу на прибыль за несколько периодов или декларация УСН;
  • Справка об отсутствии задолженности по налоговым платежам.
  • Содержание собранных документов необходимо проанализировать, дать оценку рискам и совершить аналитические процедуры в отношении показателей отчетности.

    К сожалению, не редко такая процедура оценки контрагента становится формальностью, бюрократизирующей процесс заключения договора. Формальный подход заключается в сборе документов и расчете определенного перечня финансовых показателей «для галочки», забыв о целях этих действий.

    Между тем, такими целями являются снижение риска заключения сделок с недобросовестными контрагентами, фирмами «однодневками» и мошенниками, снижение риска невыполнения второй стороной своих обязательств, снижение риска роста простроченной дебиторской задолженности и снижение налоговых рисков, в т.ч. отказов в возмещении НДС или принятии расходов.

    С другой стороны, тотальная проверка всех контрагентов в соответствии с полным перечнем документов, так же является излишней. Абсурдными, но от этого не менее редкими, являются ситуации в которых в течение нескольких месяцев осуществляется сбор и согласование документов, анализируется финансовая отчетность и все это для целей заключение договора на покупку канцелярии в офис.

    Мы придерживаемся мнения, что глубина проверки контрагента должна зависеть от величины возможных рисков. Необходимо определить насколько материален для Вас вред, который может быть нанесен в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения договора. Еще одним критерием при принятии решения о глубине проверки являются налоговые последствия.

    Налоговым органам давно известен способ получения налоговой выгоды с использованием фирм «однодневок». Поэтому, в случае если Ваш контрагент окажется фирмой «однодневкой», возможно, вам придется доказывать проявление вами должной осмотрительности и осторожности при принятии решения с кем заключать договор.

    Судебная практика не содержит однозначного ответа на вопрос — получение каких именно документов от контрагента достаточно для подтверждения налогоплательщиком своей добросовестности.

    В любом случае, если сделка имеет для вас существенные налоговые последствия (Вы принимаете существенную для Вас сумму к учету в качестве расходов или принимаете к вычету/возмещаете НДС из бюджета) целесообразно получить у контрагента, заверенные им копии свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, нотариально заверенную выписку ЕГРЮЛ и справку об отсутствии задолженности перед бюджетом.

    В настоящее время ФНС запустило множество Online сервисов, с помощью которых возможно получить дополнительную информацию о потенциальном контрагенте.

    Помимо кратких сведений ЕГРЮЛ, Вы можете узнать не начался ли процесс ликвидации, не является ли генеральный директор общества дисквалифицированным лицом, не зарегистрирован ли потенциальный контрагент по месту массовой регистрации, не занесен ли контрагент в реестр как лицо, имеющее задолженность по налогам или не предоставляющее отчетность более года.
    Так же полезно будет проверить не внесен ли потенциальный контрагент в реестр недобросвестных поставщиков, нет ли исполнительных производств в отношении лица.

    P.S.В случае возникновения у Вас вопросов по данной тематике, Вы можете воспользоваться нашими консультационными юридическими услугами. Так же Вас могут заинтересовать наши услуги по составлению договоров.

    Источник: http://razvivay.com/proverka-kontragenta-pri-zaklyuchenii-dogovora/

    Внутреннее положение о проверке контрагентов

    Внутреннее положение о проверке контрагентов

    Проявление должной осмотрительности препятствует налоговым инспекторам признать налоговую выгоду необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53). Какой объем сведений о контрагенте можно считать достаточным, чтобы утверждать о проявлении должной осмотрительности. Какие действия должна совершать компания.

    Первым организационным действием является внедрение внутреннего положения о проверке контрагентов. Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности.

    ПОЛОЖЕНИЕ

    о проверке контрагентов при заключении договоров

    1. Общие положения.

    1.1. Настоящее положение о проверке контрагентов при заключении договоров (далее – Положение) разработано в целях обеспечения требования должной осмотрительности общества с ограниченной ответственностью «Компания» (далее – общество).

    1.2. Общество обеспечивает свою деятельность с должной осмотрительностью и осторожностью и не допускает каких-либо отношений с контрагентами, обладающими признаками недобросовестных.

    1.3. Общество основывается на презумпции добросовестности контрагента. Контрагент признается недобросовестным, если обществу должно быть известно об обстоятельствах его недобросовестности

    1.5. О недобросовестности контрагента могут свидетельствовать следующие признаки (в совокупности и взаимосвязи), выявленные обществом:

    • невозможность реального осуществления контрагентом операций, для выполнения которых заключается договор, с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг;
    • отсутствие необходимых условий для достижения результатов соответствующей экономической деятельности в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
    • учет контрагентом для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуется совершение и учет иных хозяйственных операций;
    • совершение контрагентом операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном контрагентом в документах бухгалтерского учета.
    • создание организации контрагента незадолго до совершения хозяйственной операции;
    • взаимозависимость общества с контрагентом;
    • неритмичный характер хозяйственных операций контрагента;
    • нарушение контрагентом налогового законодательства в прошлом;
    • разовый характер операции контрагента;
    • осуществление операции не по месту нахождения контрагента;
    • осуществление контрагентом расчетов с использованием одного банка;
    • осуществление контрагентом транзитных платежей между участниками взаимосвязанных хозяйственных операций;
    • использование контрагентом посредников при осуществлении хозяйственных операций.

    1.6. Сами по себе указанные в п. 1.5 обстоятельства, не могут служить основанием для признания контрагентом недобросовестным и причиной отказа в заключении договора с ним.

    1.7. В целях определения добросовестности контрагента на сотрудников общества (указать подразделения, напр. менеджеров) возлагаются обязанности по проверке контрагента. Кроме того, общество ведет юридические дела контрагентов.

    Читайте также:  Профстандарт слесаря-сантехника - юридические советы

    2. Проверка контрагентов.

    2.1.  Менеджер должен быть лично знаком с представителями контрагента, знать их должность, фамилию, имя, отчество.

    2.2. Должна быть и сохраняться переписка с представителями контрагента.

    2.3. Менеджер должен стремиться посетить контрагента в месте нахождения его офиса.

    2.4. Менеджер должен формировать личное дело контрагента.

    2.5. Менеджер должен стремиться познакомиться с непосредственными исполнителями контрагента.

    2.6. Менеджер обязан получить всех вышеуказанные сведения и документы (п. 2.1 – 2.5) в следующих случаях:

    а) доля расходов по сделке с контрагентом в общей сумме затрат общества существенна;

    б) общество осуществляет с контрагентом вексельные сделки;

    в) контрагент в сделке с обществом выступает в роли посредника;

    г) наличие в договорах условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота (например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафными санкциями, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.).

    При отказе контрагента от предоставления запрошенных документов, менеджер присваивает такому контрагенту категорию «контрагент с рисками», о чем делает отметку в юридическом деле контрагента.

    3. Юридическое дело контрагента.

    3.1. Юридическое дело контрагента формируется одновременно с формированием документов на заключение договора.

    3.2. В целях оформления юридического дела контрагента менеджер запрашивает документы и информацию по перечню у контрагента. Запрос документов и информации помещается в юридическое дело.

    3.3. Юридическое дело контрагента включает:

    а) информация о способе получения сведений о контрагенте (распечатка рекламы в СМИ; рекомендации партнеров или других лиц; сайт контрагента; служебная записка менеджера об источнике сведений о контрагенте);

    б) выписка из ЕГРЮЛ (в т.ч. распечатка с сайта nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»);

    в) копия доверенности лица, подписывающего документы от имени контрагента;

    г) копия приказа о назначении руководителя контрагента;

    д) устав контрагента;

    е) свидетельства о государственной регистрации контрагента в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и постановке на налоговый учет юридического лица;

    ж) распечатка сведений о регистрации контрагента — юридического лица по «массовому адресу» (сайт nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»).

    з) договор аренды, подтверждающий фактическое местонахождение контрагента, если контрагент – юридическое лицо зарегистрирован по «массовому адресу»;

    и) заверенная банком (нотариусом) копия карточки с образцами подписей и печати (банковская карточка).

    3.4. Юридическое дело контрагента хранится в подразделении ___________

    4. Заключительные положения.

    Настоящее положение обязательно для применения ответственными сотрудниками. Общество не признается виновным в непроявлении должной осторожности и осмотрительности, если данные обстоятельства возникли по вине ответственного сотрудника.

    Источник: http://taxnomen.ru/index.php/chitat/15-vnutrennee-polozhenie-o-proverke-kontragentov.html

    Инструкция, как составить регламент проверки контрагентов

    С 19 декабря 2011 года введена уголовная ответственность за создание фирм-однодневок. То есть борьба государства с ними переходит на новый уровень. В связи с этим еще актуальнее стал вопрос о том, как компаниям проверять контрагентов. Многие эксперты рекомендуют разработать собственный регламент

    Каждая организация, исходя из специфики деятельности и количества поставщиков и исполнителей, самостоятельно решает, будет она разрабатывать документ, регламентирующий порядок проверки контрагентов, или нет. Он необходим, если по разным партнерам или видам совершаемых сделок компания собирает разный набор сведений.

    Чтобы оптимизировать проверочные мероприятия, все виды заключаемых сделок рекомендуем разделить на три категории: cделки с высокой, средней или низкой степенью риска. Порядок отнесения сделки к одной из указанных категорий можно закрепить в том же регламенте проверки контрагентов или утвердить отдельным документом .

    За создание фирм-однодневок теперь установлена уголовная ответственность

    С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен статьями 173.1 и 173.2 , предусматривающими уголовную ответственность за создание фирм-однодневок и за незаконное использование для этого персональных данных физических лиц и документов, удостоверяющих личность. Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.11 № 419-ФЗ .

    Итак, образование, создание или реорганизация юридического лица через подставных лиц наказывается (ч. 1 ст. 173.1 УК РФ):

    Причем под подставными лицами понимаются учредители, участники или руководители юридического лица, которые были введены в заблуждение для того, чтобы образовать, создать или реорганизовать это юрлицо.

    За те же деяния, совершенные с использованием служебного положения либо группой лицпо предварительному сговору , предусмотрены (ч. 2 ст. 173.1 УК РФ):

    Рисунок 1. Образец регламента проверки контрагентов

    Уголовная ответственность установлена также для граждан, которые предоставили документ, удостоверяющий личность , или выдали доверенность для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких преступлений, связанных с финансовыми операциями либо сделками с денежными средствами или иным имуществом. Указанные граждане наказываются (ч. 1 ст. 173.2 УК РФ):

    В свою очередь приобретение документа, удостоверяющего личность, или использование персональных данных, полученных незаконным путем, для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких из указанных выше преступлений влечет уголовную ответственность в виде (ч. 2 ст. 173.2 УК РФ):

    Под приобретением документа, удостоверяющего личность, понимается его получение за плату или на безвозмездной основе, присвоение найденного или похищенного документа, а также завладение им путем обмана или злоупотребления доверием.

    Возможно, введение уголовной ответственности заставит фирмы-однодневки более тщательно камуфлироваться под обычные компании. Распознать их еще на стадии заключения договора поможет тщательная проверка контрагентов.

    Что следует включить в регламент проверки контрагентов

    Переченьсведений, собираемых о контрагенте.

    Прежде всего в регламенте проверки контрагентов необходимо максимально подробно изложить, какие документы и какой набор сведений следует собирать по каждой группе сделок или контр-агентов.

    Нужно также конкретизировать, какая информация о контрагенте должна быть собрана до заключения с ним договора и какие данные будут контролироваться во время исполнения договора.

    Пример регламента приведен на с. 116—118. Этот документ обычно утверждается генеральным директором организации.

    Содержание регламента необходимо под роспись довести до сведения всех работников, которые занимаются поиском клиентов и покупателей, поддерживают контакты с партнерами и сопровождают сделки.

    Кроме того, с регламентом следует ознакомить руководителей основных подразделений компании, а также сотрудников, непосредственно проводящих проверку контрагентов или участвующих в этом процессе.

    Ответственные лица. В регламенте следует определить, кто конкретно занимается проверкой контрагентов. Можно указать ФИО или должность ответственного лица, например менеджер по поиску клиентов, либо закрепить эту обязанность за соответствующим подразделением — службой безопасности, юридическим отделом или бухгалтерией.

    Как правило, всю работу, связанную с проверкой контрагента, можно условно поделить на следующие этапы:

    В зависимости от организационной структуры компании выполнение каждого из перечисленных этапов проверки может быть поручено разным сотрудникам или подразделениям. Полномочия и круг обязанностей каждого из участников проверочных мероприятий необходимо отразить в регламенте.

    Сроки проверки контрагента. В большинстве случаев для качественного проведения проверочных мероприятий требуется определенное время. Нередко сотрудники отделов снабжения и сбыта настаивают на необходимости заключения договора с контрагентом, не дожидаясь результатов проверки.

    Чтобы не возникало подобных внутрифирменных конфликтов, а затем и налоговых последствий, в регламенте проверки целесообразно установить сроки ее проведения.

    При этом необходимо исходить из того, что длительность проверочных процедур напрямую зависит от объема запрашиваемой информации, то есть от степени риска планируемой сделки.

    Чем выше риск доначислений налогов по сделке, тем больше информации о контрагенте необходимо запросить, получить и проанализировать. Значит, тем больше времени потребуется на проверку контрагента.

    Оформление результатов проверки. По завершении проверочных мероприятий сотрудник компании или коллегиальный орган, которому предоставлены такие полномочия, принимает решение о том, можно или нет заключить договор с контр- агентом. Порядок оформления этого решения следует закрепить в регламенте проверки.

    Проще всего основные этапы проверки контрагента фиксировать в специальном отчете или юридическом заключении (примерная форма такого отчета приведена на с. 122—123). В нем же можно отразить возможные риски и рекомендации по их минимизации, а также привести итоговое заключение о благонадежности партнера и возможности заключения с ним договора.

    Хранение собранных данных. Поскольку проведение проверки контрагента заключается в сборе и анализе сведений о нем, эти сведения необходимо хранить не менее трех лет по истечении срока действия договора, то есть в течение общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

    Причем речь идет как о документах на бумажном носителе, так и о различных данных в электронном виде.

    Например, это могут быть выписки из ЕГРЮЛ, переписка с представителями контрагента по электронной почте, скриншоты (снимки экрана) интернет-страниц, содержащих информацию о контрагенте.

    Вместе с тем рекомендуем хранить указанные сведения не три, а как минимум четыре года.

    Дело в том, что проверка контрагента необходима прежде всего для минимизации налоговых рисков, то есть в целях налогообложения.

    А документы налогового учета и другие документы, связанные с исчислением, удержанием и уплатой налогов, налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

    Источник: https://www.RNK.ru/article/211607-qearh-15-m10-instruktsiya-kak-sostavit-reglament-proverki-kontragentov

    Ссылка на основную публикацию