Должностная инструкция секретаря — образец — юридические советы

Содержание должностной инструкции секретаря референта

Должностная инструкция секретаря - образец - юридические советы

Должность секретаря-референта — это по сути трудовая деятельность простого секретаря. Поскольку функции и обязанности как должностного лица похожи между собой. Особенность заключается лишь в том, что на референта может возлагаться куда-более серьезные задачи, соответственно и требования к квалификации на такую должность будет тоже гораздо выше, чем у обычного секретаря.

Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.

Должностная инструкция секретаря-референта — общие положения

К общим положениям относятся:

  • 1. Отношение секретаря-референта к классу специалистов.
  • 2. Назначение и освобождение от должности референта решается генеральным директором организации.
  • 3. Генеральный директор является непосредственным начальством для секретаря-референта.
  • 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
  • 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
  • 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.

Права и обязанности

Сотрудник обладает следующими правами:

  • 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
  • 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
  • 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.
  • 4. Требование соответствующих пригодных условия для труда и охраны важной документации.
  • 5. Принятие волевых решений, не превышающих должностные полномочия секретаря-референта.

К должностным обязанностям секретаря-референта относятся:

  • 1. Осуществление процесса по подготовке необходимой документации, обеспечение приема, учета и регистрации документов, а также контролирование за тем, как они исполняются в соответствии с законодательством РФ.
  • 2. Слежение за качеством подготовительных процессов, проверка правильного заполнения документов, которые предоставляются руководству для дальнейшего подписания.
  • 3. Осуществление надзора за исполнением выпущенных документов.
  • 4. Осуществление подготовки организационных процессов, принятие решений вынесение заключений.
  • 5. Ведение приема граждан.
  • 6. Организационная подготовка совещаний.
  • 7. Формирование дела, обеспечение сохранности и дальнейшая передача документов в архив в установленные сроки.
  • 8. Выполнение прочих поручений руководителя.

А про то, как выглядит должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, написано здесь.

Ответственность

Ответственность секретаря-референта заключается в следующем:

  • 1. За отказ или выполнение не в срок, халатность по отношению к своим должностным обязанностям.
  • 2. За нарушений инструкций и приказов, раскрытие секретной информации.
  • 3. За несоблюдение внутреннего уклада организации, нарушение рабочей дисциплины и техники безопасности трудовой деятельности.

А про то, чем является должностная инструкция архивариуса, можно прочитать здесь.

Должностная инструкция секретаря референта предприятия

У каждого ответственного руководителя на предприятии должен быть секретарь, который будет оказывать помощь в улучшении работоспособности коллектива и предприятия в целом.

Каждый такой сотрудник обладает своими непосредственными обязанностями.

Секретарю положено совершать прием входящих и исходящих документов, распределять полученную документацию по отделам, контролирование доставки документа до адресата, отправка документов для работы контрагентам, назначение встреч руководства с партнерами, прием заявлений от персонала предприятия, а также прочие поручения руководства.

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Общие положения:

  • 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
  • 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
  • 3. Является подчиненным директора предприятия.
  • 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
  • 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
  • 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.

Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:

  • 1. Обслуживание по документации предприятия.
  • 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
  • 3. Документировать все совещания.
  • 4. Ведение учета документов.

А также прочие обязанности и права на данной должности.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/soderzhanie-dolzhnostnoj-instrukcii-sekretarya-referenta.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: круг обязанностей и образец нормативного документа — ИП консультант

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя.

В настоящее время на рынке труда секретарь-делопроизводитель является одной из востребованных профессий. Эта должность существует в штате каждой организации, и по праву считается, что сотрудник, занимающий эту должность, владеет всей оперативной информацией компании и является «правой рукой руководителя».

Он обеспечивает административную и управленческую поддержку директору предприятия. Поэтому к секретарю предъявляются высокие требования. Он должен быть не только хорошим делопроизводителем, но и обладать организаторскими способностями.

Современный секретарь-делопроизводитель: понятие, обязанности и права

Современный секретарь-делопроизводитель — инициативный помощник главы компании, обладающий необходимыми профессиональными знаниями и навыками, а также компетентный в принятии решений.

Перед тем как создать собственный бизнес, необходимо составить бизнес-план. Подробный бизнес-план стоматологического кабинета вы найдёте по ссылке.

К профессиональным качествам относят:

  • квалифицированные навыки (наличие специального образования);
  • рациональность, организованность и самодисциплина;
  • проявление дипломатичности и вежливости при переговорах и неразглашение коммерческой тайны.

К основным личным качествам относят:

  • аккуратность;
  • инициативность;
  • ответственность;
  • коммуникабельность;
  • опрятность.

Все обязанности секретаря-делопроизводителя можно классифицировать по функционально-технологическим признакам:

  1. Служебно-коммуникационные, а именно приём посетителей, переговоры по телефону, служебные командировки, заказ гостиничных номеров и билетов.
  2. Координационные обязанности. К данной группе относят подготовку и протоколирование совещаний и заседаний, согласование взаимоотношений различных звеньев управления.
  3. Контрольно-оценочные обязанности. Контролю подлежат документы организационно-распорядительного характера и отдельные поручения руководителя.
  4. Аналитические обязанности связывают с получением, обработкой и распределением поступающих сведений.
  5. Информационно-технические обязанности, а именно ведение делопроизводства и контрольно-регистрационных карточек, формирование дел и обеспечение их сохранности, планирование рабочего дня начальника.

Ключевые права (полномочия) секретаря-делопроизводителя:

  1. Запрашивать сведения, в том числе и конфиденциальные, для решения задач.
  2. Требовать обеспечение комфортными и оптимальными условиями для выполнения возложенных на него обязанностей и сохранения документов.
  3. Самостоятельно принимать компетентные решения.

Агенство по подбору персонала очень интересный вариант собственного дела. Как открыть кадровое агенство — читайте здесь.

Требования к секретарю-делопроизводителю.

Этот нормативный документ издаётся предприятием с целью определения должностного статуса сотрудника, закрепляет его обязанности, регламентирует организационно-правовое положение, устанавливает ответственность.

Выгоден ли чайный бизнес? Стоит ли открывать свой магазин чая? Полезная статья на эту тему по ссылке.

Утверждённая управляющим или его заместителем должностная инструкция секретаря-делопроизводителя разрабатывается отделом кадрового учёта на общем бланке учреждения с обязательными реквизитами:

  • название организации (полное наименование согласно уставу предприятия);
  • гриф утверждения;
  • название вида документа и заголовок к тексту;
  • место составления;
  • дата документа и подпись.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно скачать здесь.

Положения должностной инструкции проходят согласование с юридической и кадровой службой. Далее, секретарь подписывает документ, проставляя визу: с инструкцией ознакомлен, дата, роспись. Инструкция составляется в 2-х экземплярах. Первый — подлежит хранению в личном деле, второй экземпляр передаётся непосредственно сотруднику.

Типовой образец должностной инструкции.

Читайте также:  Фнс рф: как заполнять 6-ндфл при ликвидации компании, являющей налоговым агентом? - юридические советы

Основные разделы должностной инструкции

Структура должностной инструкции содержит следующие основные пункты:

  1. Основные положения. Указывается полное название должности, закрепляется область деятельности секретаря, порядок назначения, замещения и увольнения с должности, требования к уровню квалификации (образование, стаж), устанавливается система подчинения, прописываются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе трудовой деятельности.
  2. Должностные обязанности. Устанавливается перечень закреплённых работ.
  3. Права. Прописываются полномочия, предоставленные секретарю для самостоятельного принятия решений по всем возникающим обстоятельствам в пределах его компетенции.
  4. Ответственность. Закрепляется персональная ответственность секретаря за неисполнение или некачественное выполнение трудовых обязанностей. В этом пункте можно указать критерии и условия, по которым будет оцениваться качество работы и степень исполнения установленных обязанностей.
  5. Взаимоотношения. Раздел содержит сведения о структурных подразделениях и работниках, с которыми секретарь взаимодействует в процессе выполнения обязанностей.

Обязанности секретаря-делопроизводителя.

Но рекомендуется при её составлении руководствоваться актами методического характера, например, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Какую прибыль может принести производство натяжных потолков? Примеры, основные плюсы и минусы такого бизнеса есть по ссылке.

Грамотно составленная должностная инструкция является документом длительного действия и требует внесения корректировок после масштабных организационно-структурных преобразований в компании, повлёкших изменение полномочий и прав работников.

О том, как работают должностные инструкции смотрите в этом видео:

Источник: http://M.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/kak-pravilno-sostavit-i-oformit-in.html

Если у вас остались вопросы позвоните нам или задайте их нашему юристу в поле ниже и получите бесплатную консультацию.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

(10 3,60

Источник: http://ip-consultant.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-krug-obyazannostej-i-obrazec-normativnogo-dokumenta.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — регламент, который должен быть составлен с учетом специфики условий труда на конкретном предприятии и тех требований, которые обусловлены управленческими потребностями руководства. При составлении этого документа необходимо будет объединить требования, описывающие обязанности секретаря и специалиста, занимающегося делопроизводством.

Из статьи вы узнаете:

  • какие требования предъявляются к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • каковы правила оформления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • какие должностные обязанности секретаря-делопроизводителя необходимо включить в инструкцию;
  • какие права секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в должностной инструкции.

Требования к должностной инструкции

В трудовом законодательстве не устанавливается обязательное использование на предприятии такого организационно-нормативного документа, как должностная инструкция.

 Но сомнений в ее необходимости уже не осталось даже у тех работодателей, которые стремятся свести к минимуму количество «бумажной работы».

Вопросы регулирования трудовой деятельности каждой единицы, указанной в штатном расписании компании, с учетом должностного статуса и конкретной специфики рабочего места, могут быть решены составлением должностной инструкции.

Любая должностная инструкция, в том числе, и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, является регламентом. Этим документом не только конкретизируется трудовая функция и четко очерчивается круг обязанностей, но и устанавливается порядок взаимодействия с созависимыми штатными единицами, дается перечень правовых актов, которыми следует руководствоваться в работе.

К таким правовым актам относятся законы, отраслевые стандарты и регламенты, локальные нормативные акты конкретного предприятия. Наличие должностной инструкции позволяет требовать от работника выполнения указанных в ней конкретных обязанностей и расценивать их невыполнение как нарушение трудовой дисциплины.

Разработка и практическое применение должностных инструкций позволяет:

  • осуществить оптимальную расстановку штатных единиц:
  • рационально распределить между ними трудовые обязанности и установить четкий порядок взаимодействия;
  • повысить служебную дисциплину на предприятии;
  • установить конкретные критерии по которым каждый специалист может быть объективно оценен на соответствие той или иной должности;
  • использовать устанавливаемые инструкцией требования для разрешения трудовых споров.

Из сказанного выше понятно, что должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является важным документом. Его юридическая значимость должна быть обеспечена за счет выполнения требований к его структуре, содержанию иоформлению. В соответствии с УСОРД, структура документа должна содержать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Описание трудовой функции;
  3. Должностные обязанности;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Связи по должности.

Поскольку утвержденной типовой структуры должностной инструкции нет, в документ могут быть дополнительно включены другие разделы.

Например, раздел «Подчиненность», в котором можно прописать чьи конкретно указания должен выполнять секретарь-делопроизводитель, какие из них являются приоритетными.

Читайте также:  После восстановления на работе сотрудник может уйти в отпуск, даже если за него получена компенсация - юридические советы

Кроме этого, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может содержать раздел «Ответственность», в котором конкретно будет оговорена дисциплинарная ответственность, предусматриваемая за ненадлежащее исполнение требований, оговариваемых документом.

Текстовое содержание должностной инструкции

Что касается текстового содержания документа, его наполнение значительно облегчается за счет использования квалификационных справочников и профессиональных стандартов. Пока что профстандарт секретаря-делопроизводителя не разработан, но описание функционала можно взять из квалификационных справочников.

Также при описании функциональных обязанностей секретаря, можно воспользоваться, например, профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (ссылки в конце статьи). Квалификационные требования и трудовые функции должны быть адаптированы к конкретным условиям производственной деятельности предприятия, специфике конкретного структурного подразделения.

Текст должностной инструкции секретаря-делопроизводителя должен быть написан ясным и понятным языком с использованием четких и конкретных формулировок.

Он должен быть убедительным и информационно емким, то есть, предложения должны содержать минимальное количество слов при максимальной смысловой наполненности.

Убедительность его достигается за счет логики и последовательности изложения смысловых блоков.

Правила оформления должностной инструкции

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210876-qqq-17-m4-doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya

Должностная инструкция референта — Бесплатная Юридическая Помощь

Само слово «секретарь» к нам пришло из латинского языка и означало «доверенное лицо». В Древнем Риме на эту должность назначали исключительно мужчин. Только после появления печатных машинок в 19 веке, эта профессия стала считаться женской.

В понимании обывателя в обязанности секретаря входит умение работать с компьютером, варить кофе и отвечать на телефонные звонки. На самом деле, необходимо иметь достаточно большой багаж знаний и умений, чтобы попасть на эту должность в крупной компании.

Секретарь-референт должен знать нормативные документы, касающиеся делопроизводства, схемы документооборота, структуру документарного обеспечения управления, организацию делопроизводства, основы работы с оргтехникой, правила и нормы охраны труда. Все права и обязанности, а также виды работ, которые должен выполнять секретарь, закрепляются в его должностной инструкции.

Должностная инструкция секретаря-референта — это главный организационно-правовой документ, регламентирующий его деятельность, права, положение в организации, а также характер работы.

Должностная инструкция референта применяется вплоть до замены новой. К ее составлению стоит отнестись ответственно. Так как вся деятельность секретаря, а также его отношения с начальством и сотрудниками, регламентируется именно этим документом.

Рассмотрим подробнее каждый раздел должностной инструкции:

Здесь указывается название организации, в которой собирается работать секретарь; у кого в подчинении находится, а также кто является исполняющим обязанности секретаря в его отсутствие; указываются требования к квалификации работника и его стажу; прописываются нормативные документы, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (кодексы, ГОСТы, правила и нормативные акты)

В этом пункте описываются основные функции, которые возлагаются на секретаря. К ним относится подготовка документов по указанию руководства, отправка, регистрация и прием корреспонденции, организация и контроль работы приемной, организация документарного делопроизводства и т.д.

Секретарь обязан обеспечивать сохранность корреспонденции и вести ее учет; выдавать справки по зарегистрированным документам; организовывать подготовку служебных совещаний; выполнять копировально-множительные работы; записывать и извещать руководство о сообщениях, оставленных в его отсутствие; следить за обеспечением компании канцелярскими принадлежностями и т.д.

Каждая организация самостоятельно определяет круг обязанностей секретаря.

Секретарь вправе запрашивать в других структурных подразделениях компании необходимые материалы; разрабатывать новые технологические процессы работы с документами; просматривать документы и передавать исполнителям, минуя руководство; самостоятельно определять очередность приема посетителей к руководству и важность телефонных звонков; требовать объяснения работников, которые нарушают трудовую дисциплину.

Секретарь-референт, как и любой сотрудник, вправе работать в условиях, соответствующих нормам охраны труда и техники безопасности.

На секретаря-референта возлагается ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, качество документов и их своевременную передачу руководству, небрежное отношение к ведению документов, сохранность документации и имущества компании, нетактичное взаимоотношение к сотрудникам или руководству.

В этом разделе прописывается, с какими подразделениями компании у секретаря референта существуют функциональные связи.

Для средней по величине компании, секретарь взаимодействует с административно-хозяйственным отделом для обеспечения канцелярскими принадлежностями, с другими подразделениями — по вопросам документооборота, а также непосредственно с руководством.

Здесь отмечаются основные критерии, по которым оценивается качество работы секретаря. Например, исполнительность и оперативность.

В этом разделе указываются случаи, при которых данная инструкция может быть пересмотрена. Например, при изменении структуры общества или функций секретаря.

В конце должностной инструкции ставится подпись и инициалы руководителя, а также подпись работника, нанятого на должность секретаря, что с этой инструкцией он был ознакомлен.

В этой статье были описаны основные разделы должностной инструкции секретаря-референта. Каждая организация вправе самостоятельно дополнять и корректировать ее по своему усмотрению, но в соответствии с действующими нормативными актами и нормами трудового права.

Скачать бланк инструкции:

Образец должностной инструкции секретаря-референта

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/kadrovie/dolzhnostnaya-instrukciya-referenta.html

Оформление и описание должностной инструкции секретаря делопроизводителя

Наличие такой бумаги позволяет существенно упростить инструктаж сотрудника, а также введение его в новую рабочую среду. Она имеется практически в каждом предприятии и является обязательной для ознакомления. Рассмотрим его назначение, основные структурные элементы и правила составления.

Основные сведения

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – это организационно-правовая бумага, в которой прописываются обязанности, права и функции работника в рамках его деятельности, осуществляемой на предприятии. Бумага обязательно предоставляется к ознакомлению при трудоустройстве нового сотрудника.

Сама по себе данная должность обязывает к выполнению следующих задач:

  • Контроль и ведение документооборота компании.
  • Обработка корреспонденции.
  • Работа с клиентами и ведение телефонных переговоров.
  • Ведение документационного архива.

Зачем нужна?

Наличие такой бумаги позволяет:

  • рационально распределить обязанности сотрудника;
  • обеспечить качественное и своевременное выполнение задач;
  • ознакомить сотрудника со спектром задач, возложенных на него;
  • структурировать взаимодействия между делопроизводителем и другими отделами предприятия;
  • четко определить права и обязанности работника;
  • обеспечить равномерную нагрузку.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является неотъемлемой частью его нормальной трудовой деятельности, а также основной построения оптимальных рабочих условий для руководителя.

Что должно входить в должностную инструкцию?

При составлении документ руководитель компании обязательно должен определиться с желаемой компетенцией сотрудника, а также тем спектром задач, которые он должен передать ему. Соответственно, в общем виде документ имеет следующую структуру:

  • Общие положения. Требования к образованию, возрасту, полу сотрудника, навыки и знания, которыми должен обладать специалист, акты и документы, на основании которых он будет осуществлять свою деятельность.
  • Обязанности. В данном пункте должны быть четко прописаны все должностные обязанности сотрудника. Например, прием звонков, обработка писем, общение с клиентами, выполнение личных поручений и т. д.
  • Права. Этот пункт определяет степень доступа сотрудника к различной информации, материалам и т. д., а также его права на самостоятельное решение вопросов в конкретной отрасли, подпись документов и т. д.
  • Место в корпоративной иерархии. Данный пункт определяет круг лиц, которым секретарь-делопроизводитель должен подчиняться, чьи приказы являются более приоритетными и над кем может руководить сам сотрудник.
  • Ответственности. В компании могут быть установлены различные виды ответственности – за невыполнение обязанностей, разглашение информации, нарушение правил поведения и проч. Всё это, а также возможные последствия, прописываются в данном пункте.

Многие специалисты рекомендуют в должностной инструкции прописывать дополнительные пункты:

  • Об условиях пересмотра документа. Определяются условия либо сроки, на которые необходимо ориентироваться, например: при изменении штатного расписания, смене названия должности, внедрении новых технологий или структурных отделов и т. д.
  • Об оценке деятельности. В нем на основании функций и обязанностей работника указываются основные критерии, по которым в дальнейшем будет осуществляться оценка проделанной работы и устанавливаться премиальные вознаграждения.
Читайте также:  Программу приватизации жилья могут продлить до марта 2017 года - юридические советы

Для ознакомления мы предлагаем вам образец должностной инструкции для секретаря школы или секретаря-референта. Вы можете скачать их и использовать в качестве образцов для составления документа под нужды своей компании.

Важные правила оформления инструкции

Можно выделить несколько ключевых правил, которые касаются оформления и заполнения бумаги:

  • На заглавной странице должностной инструкции обязательно должно указываться полное наименование компании, а также ее основные реквизиты, которые, как правило, прописываются во внутренней документации предприятия.
  • В названии документа указывается должность работника, то есть заглавная страница подписывается следующим образом: «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».
  • Документ обязательно должен быть заверен руководителем предприятия. На главной странице указывается его должность, а также ставится подпись и ее расшифровка.
  • Все пункты желательно пронумеровать римскими цифрами.
  • Прочитав предоставленный начальником документ, работник обязан оставлять свою подпись, что будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с ним, а также готов следовать указанным в нем правилам.

Составляемая инструкция является официальным документом, соответственно, следует придерживаться вышеописанных норм.

Видео-помощник

Должностная инструкция является важнейшим внутренним документом компании, который определяет обязанности, права и функции делопроизводителя в рамках деятельности самого предприятия. Как же его оформить, расскажет юрист в видео:

Никогда не стоит пренебрегать вопросом составления должностной инструкции для секретаря-делопроизводителя, ведь в большинстве случаев на плечи такого сотрудника ложатся весьма серьезные задачи, от выполнения которых во многом зависит функционирование предприятия. Тщательно прорабатывайте каждый пункт, прописывая все свои требования и пожелания по отношению к сотруднику.

Источник: http://moyaidea.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностная инструкция юристу

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Суть профессии секретаря трактуется весьма свободно: у каждого шефа свои представления о том, какие обязанности должна выполнять «девушка из приемной». В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя.

В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель.

Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами.

Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально.

Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности.

Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:

  1. знаний основ делопроизводства, архивного дела;
  2. уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
  3. умения пользоваться оргтехникой.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинистка» или закончить соответствующие курсы.

На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном.

Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы.

Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа.

За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику.

Типовой образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит:

  • Обязанности: прием и обработка корреспонденции, телефонные переговоры, делопроизводство, организация совещаний и т.д.
  • Общие положения: требования к образованию, опыту работы; навыки и знания, которыми должен обладать секретарь; какими документами и нормативными актами должен руководствоваться в работе.
  • Подчиненность: кому непосредственно подчиняется секретарь-делопроизводитель, какие работники имеют право давать ему поручения, чьи распоряжения являются приоритетными для выполнения.
  • Права секретаря: иметь доступ к необходимой информации, право подписи на определенных документах, право самостоятельно решать отдельные вопросы.
  • Ответственность: за ненадлежащее исполнение обязанностей, за нарушение конфиденциальной информации, коммерческой тайны, за материальный ущерб.

Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь-производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела. Должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя можно скачать бесплатно на нашем сайте.

а затем доработать ее в соответствии с требованиями руководителя и согласовать с юрисконсультом. Готовый вариант документа утверждается директором и подписывается секретарем при приеме на работу вместе с трудовым договором.

Должностная инструкция хранится на рабочем месте секретаря, второй экземпляр передается на хранение в личное кадровое дело сотрудника. Юлия Карась (Бердникова) 2015-01-28 18:55:59 Елена, секретарь 4,5 года Я уже 4очень долго работаю секретарем в госучреждении.

3 месяца три назад взяли молодую девушку. Понятия не имею как она прошла собеседование. Мозгов видимо как не было так и нет.

Все обучение которое я с ней проводила не несет за собой никакой пользы.

Изо дня в день одни и те же вопросы. Работает только тем что делает кофе и обновляет объявления.

Но ведь необходимо вести делопроизводство, работать с сотрудниками. Не знаю зачем руководство проводит собеседования.

Можно тогда всех подряд брать на работу секретаря, ведь все же умеют делать кофе и чай. Я за столько лет свою работу очень полюбила и другую себе не представляю. Очень много новой информации поступает, а значит, есть изменения и в трудовом процессе.

Уважаемые работодатели, очень вас прошу проводите качественные собеседования, и прочитайте предлагаемую статью, чтоб знать что требовать от секретаря делопроизводителя.

  1. © 2014 «Дежур».

    Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации. Все права на тексты принадлежат администрации сайта dezhur.com.

    Сайт может содержать контент, не предназначенный для лиц младше 18 лет.

      © 2014 «Дежур».

      Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации.

    1. Источник: https://orionyar.ru/dolzhnostnaja-instrukcija-juristu-98785/

      Ссылка на основную публикацию