Должностная инструкция документоведа — юридические советы

Что должна содержать должностная инструкция документоведа: примеры и образцы документов

Должностная инструкция документоведа - юридические советы

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

  • в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
  • в ДОУ: https://yadi.sk/i/u1BWLcdF3TWpvo

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

  • в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
  • в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
  • в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
  • в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/dokumentoveda.html

Должностные инструкции документоведа: положения, виды, образцы и бланки

Документооборот – это основополагающая часть управления в организации, предприятии или компании. Все деловые договора должны быть правильно оформлены и их последующее хранение обязательно быть системным.

С развитием компании увеличивается и количество документов, которые сопровождают все операции и договоры. При этом это происходит независимо от того, к какой сфере деятельности принадлежит предприятие. Такое положение дел обуславливает популярность новому виду профессии – документоведу.<\p>

Что это такое

Должностная инструкция документоведа – это документ, который содержит в себе перечень обязанностей и прав, наложенных на специалиста. В ней также есть положения, касающиеся уровня знаний потенциального соискателя.

Данный документ позволяет ознакомить будущего сотрудника с обязанностями, которые будут наложены на него. Это нужно в первую очередь для установления взаимопонимания между работодателем и его трудящимися. Кроме того, его положения позволяют разрешать споры с начальством иди наоборот аргументировать им наложенные дисциплинарные штрафы.

Суть и цель

Документовед — это работник, в обязанности которого входит регистрация и учет документов. Близкими по роду деятельности к данной профессии являются секретари, референты, архивисты и делопроизводители.

Распорядительные документы начальства обязательно должны быть правильно составлены, чтобы соответствовать нормативам. Кроме того, с ними нужно ознакомить сотрудников, для которых и предназначалось распоряжение.

Информация, отображаемая в документах может устареть и стать неактуальной. В таком случае бумаги нужно разделить в соответствии с законодательными актами для делопроизводства и отправить на хранение в архив.

Все эти обязанности наложены на документоведа.

Должностные обязанности этого специалиста могут показаться несколько однообразными и скучными. На практике же дело обстоит несколько иначе. Ведь через данного сотрудника проходят документы, отображающие информацию о деятельности всей компании. Работая с ними должностное лицо может получить представление о механизме развития предприятия.

В крупных организациях обязанности данных специалистов разделяются. Это может быть только оформление, регистрация, контролем за исполнением и т.д.

Какими нормативными актами регулируется

Должностная инструкция документоведа регулируется нормативными актами самой компании и действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Читайте также:  При выкупе земли для госнужд образуется облагаемый доход - юридические советы

Виды

1 категории

В обязанности документоведа 1 категории входит работа со всем объемом документации на предприятии. В том числе и с приказами руководства компании.

В требования при приеме на работу данного сотрудника входит обязательный стаж работы на данной должности 2 категории не менее двух лет. По своим обязанностям в организации он является руководителем.

2 категории

Ко второй категории можно отнести менее опытных специалистов. В их обязанности также входит работа с документацией компании, однако полномочий при этой меньше.

В требованиях при принятии на данную должность зачастую указан стаж работы не менее двух лет.

В школе

Данный специалист, трудящийся в образовательном учреждении обязан кроме основных законов, знать также и законодательный акт «Об образовании».

Как правило, школа имеет ограниченный штат работников, поэтому документоведу придется совмещать свои обязанности с деятельностью секретаря и кадрового специалиста.

Ему необходимо во время труда придерживаться методических указаний, касающихся труда в общеобразовательном учреждении (письмо Министерства образования №03-51/64).

Специалисту в школе также придется дополнительно подготавливать проекты распорядительной документации по оформлению личных дел, вести книгу учета учащихся и учитывать количество часов, отработанных сотрудниками.

Стоит отдельно отметить высшие учебные учреждения. Ведь в них ведется научная деятельность. Поэтому в должностные обязанности документоведа будет входить подготовка документации для проведения заседаний и составление протоколов. По поручению руководства он также может проводить телефонные переговоры.

ДОУ

В дошкольном учреждении, также, как правило, штат сотрудников небольшой. Поэтому специалисту зачастую придется совмещать свои обязанности с другими родственными профессиями.

Кроме этого, документоведу придется составлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять личные дела и вести всю сопроводительную документацию.

Ведущий документовед

Данный специалист является непосредственным руководителем в отделе. Как правило, этот сотрудник должен иметь стаж работы документоведа 1 категории не менее чем два года. В его обязанности кроме составления документов и направления их в архив входит руководство подчиненными.

Кто составляет и где используется

Должностная инструкция документоведа разрабатывается в отделе кадров организации, трудом начальника и по персоналу, эйчаров. Могут также ривлекаться юрист и юрисконсульт к разработке документа.Она необходима на этапе приема на работу соискателя, так как с ее положениями он должен ознакомиться в письменном виде до подписания трудового договора.

В инструкции содержатся положения, касающиеся требований к специалисту, обязанностей, которые он должен выполнять и его прав. Это позволяет четко разграничить сферу деятельности работника. Вследствие чего он будет иметь представление о задачах, которые он будет решать во время работы.

Для работника должностная инструкция поможет отказывать руководству в случае если оно дает ему поручения, не входящие в прямые обязанности. Положения также могут быть использованы в суде в качестве доказательств.

Положения должностной инструкции документоведа

Должностная инструкция состоит из четырех частей.

Общие

  • Документовед должен иметь высшее образование соответствующей специальности;
  • Специалист обязан быть ознакомленным с распоряжениями и нормативными актами компании;
  • Работник должен уметь работать с компьютерной техникой, а также умело организовывать архивные дела. Кроме того, он должен знать, как составляются документы;
  • Специалист назначается на свою должность и увольняется с нее приказом руководства компании;
  • Во время отсутствия данного сотрудника, указывается лицо, которое будет временно исполнять его функции.

Обязанности

В обязанности данного сотрудника входит:

  • Разработка и последующее внедрение новых технологичных процессов для работы с документацией и информацией, содержащейся в ней при использовании современной вычислительной техники (это может быть усовершенствование учета, контроля исполнения, справочной и т.д.);
  • Принимать участие в действиях, направленных на совершенствование документооборота и его управления;
  • Проводить контроль существующего делопроизводства в конкретных отделах и подразделениях;
  • Вносить предложения по оптимизации труда в отделе документационного обеспечения;
  • Принимать участие в разработке унифицированных систем документации, а также табелей (имеющих различное назначение);
  • Организовывать, развивать и внедрять систему документации (автоматизированную);
  • Оптимизировать и упорядочивать документопоток;
  • Отбирать документацию для последующего ее хранения в государственных архивах. Проведение экспертиз, на предмет ценности документов;
  • Внедрять новое программное обеспечение, а также проводить инструктаж сотрудникам отделов по его использованию;
  • Изучать мировой и отечественный опыт в данной сфере, после чего принимать участие в разработке более актуальных нормативных документов в организации;
  • Изучает документы (в том числе нормативные и приказы), которые непосредственно касаются его деятельности;
  • Изучает нормативные акты по охране труда, окружающей среды, и безопасного выполнения работ.

О роли документовода расскажет это видео:

Права

Специалист имеет право на:

  • Действия, которые направлены на устранение или предотвращение выявленных им нарушений;
  • Получение все регламентируемые законодательством государства социальные гарантии;
  • Требование оказывать содействие от других сотрудников и руководства для исполнения своих должностных обязанностей;
  • Требовать на предоставления ему всего необходимого оборудования, а также организацию условий для качественного исполнения обязанностей;
  • Ознакомиться с приказами и нормативными документами, которые касаются его деятельности;
  • Требовать от руководства информацию, документы или данные необходимые для исполнения обязанностей;
  • Повышать свою квалификацию;
  • Сообщать о выявленных нарушениях в результате своей деятельности и предлагать способы их устранения.

Ответственность

На документоведа налагается ответственность за:

  • Несвоевременное выполнение должностных обязанностей или же за некачественный труд;
  • Игнорирование правил внутреннего распорядка компании, охраны труда или же техники безопасности;
  • Разглашение информации, которая относится к коммерческой тайне;
  • Правонарушения, которые были совершены во время исполнения должностных обязанностей;
  • Нанесения вследствие своих действий материального ущерба организации.

ДИ документоведа можно скачать здесь.

ДИ документоведа (образец)

В целом профессия документоведа является довольно интересной. Работая на этой должности можно понять, как устроена компания, а также механизм ее функционирования. Полноценный карьерный рост может быть только в больших организациях.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/dokumentoveda.html

Должностная инструкция документоведа

Должность документовед, как правило, вводится в крупных компаниях, где работа с документами – отдельный самостоятельный функционал. Для такого сотрудника необходима должностная инструкция. О ее особенностях и пойдет речь.

Требования к квалификации

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержит должность документовед, требования, предъявляемые к сотруднику по данной должности.Должность имеет разновидности:

  • документовед;
  • документовед 1 категории;
  • документовед 2 категории.

Квалификация документовед предполагает, что занимать должность без категории может сотрудник, имеющий высшее профессиональное образование, а требования к стажу не предъявляются. Для получения второй категории необходимо, помимо высшего проф.

образования, иметь стаж работы в должности док-да без категории не менее 3 лет. Документовед 1 категории квалификационные требования: необходимо проработать специалистом второй категории не менее трех лет.

Для всех разновидностей предусматривается наличие профессионального высшего образования.

Что должен знать

Квалификационный справочник дает лишь общее направление и требования к уровню знаний специалиста данного вида. Каждое конкретное учреждение или компания самостоятельно определяет, какой круг нормативных актов надлежит знать их сотруднику. Опираться можно на описания справочника.

Читайте также:  Отзыв на апелляционную жалобу в арбитражный суд - юридические советы

Справка

К необходимым компетенциям относится:

  1. знания законодательных и иных нормативных актов, касающихся документационного обеспечения управления;
     
  2. знания технологий работы с организационной и вычислительной техникой;
     
  3. методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
     
  4. порядок работы с документами: оформление, хранение, экспертиза, классификация;
     
  5. документообразование;
     
  6. основы трудового права, экономики, программирования, работы с базами данных и т.д.

Оформление инструкции

Как и другие должностные инструкции, должностная документоведа содержит разделы:

  • общие положения (там указываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, подчиненность,
  • порядок его назначения на должность,
  • перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать сотрудник),
  • служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала),
  • права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами),
  • ответственность.

Проект инструкции, как правило, согласовывается с юридическим отделом (или юристом), утверждается руководителем и вводится в действие его приказом. С должностной инструкцией сотрудник знакомится под роспись. После выполнения всех этих шагов инструкция приобретает юридическую силу и становится обязательной к исполнению работником.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211121-doljnostnaya-instruktsiya-dokumentoveda-17-m10

Пример должностной инструкции документоведа

Почти на любых предприятиях в штате присутствует такая должность, как документовед. Это человек, который занимается документоведением, предоставляет нужную информацию при запросе, ведает архивом.

Работник обязан уметь пользоваться современными программами, в его обязанности входит ведение и контроль документации.

В настоящее время должность документоведа требует все больше знаний и умений, и  специалист является достаточно ценным кадром на предприятии. Далее рассмотрим:

  • кто такой документовед;
  • где работает такой специалист;
  • основные обязанности и функции;
  • требования к специалисту;
  • основные положения должности;
  • как стать документоведом.

В современное время документовед это уже не тот человек, который выполняет скучную и пыльную работу, а это достаточно важный специалист на предприятии, который должен обладать такими качествами, как коммуникабельность, пунктуальность, трудолюбие, быть честным и хорошо уметь работать с бумагами.

В обязанности сотрудника входит ведение документации всей фирмы, умение быстро находить и предоставлять нужную информацию, структурировать полученные документы, вести архив, пользоваться современными компьютерными программами.

На современном рынке труда профессия документоведа пользуется большим спросом, руководство понимает, что сотрудник должен:

  • организовать процесс сбора и хранения информации, которая составляет основу деятельности любого предприятия;
  • знать и уметь применять законы в области документоведения;
  • обладать терминологией в сфере своей работы;
  • уметь пользоваться нормативно-методическими материалами, применяемые в сфере деятельности;
  • знать историю возникновения документоведения, а также нововведения актуальные на данный момент;
  • организовать процесс своевременной и правильной утилизации документов;
  • знать правила составления и заполнения документов;
  • помимо организации самого документоведения, должен быть организован качественный контроль за доступом посторонних лиц, как к документам, так и к справочным базам.

Очень важно для соискателя на эту должность иметь высшее образование, ведь сотруднику необходимо обладать большим количеством знаний в сфере документоведения, а также отслеживать современные тенденции, уметь пользоваться компьютерными программами, которые тоже видоизменяются со временем.

Где работает такой специалист

Документовед – это специалист, обеспечивающий порядок и контроль документов на предприятии.

Чаще всего в эту профессию идут лица женского пола, специалист обязан знать все о документах и уметь с ними работать.

Основой деятельности является оформление и группировка бумаг предприятия, контроль справочной службы, отслеживание и соблюдение правильности хранения документов.

Сейчас многие фирмы перешли на ведение электронного документооборота, что помогает в работе всем структурным подразделениям. По своей сути документовед – человек, имеющий доступ ко всей документации.

Такой сотрудник необходим в следующих местах работы:

  • на предприятии (как в крупных и средних, так и на небольших);
  • в ведомственных архивах;
  • в министерствах;
  • в любых организациях, у которых большой объем документооборота.

Основные обязанности и функции

К каждой профессии предъявлены обязанности и функции, которым должен следовать специалист. Для документоведа к обязанностям можно отнести следующие пункты:

  • оптимизация документооборота на фирме;
  • сортировка, занесение информации в базу и передача бумаг в архив;
  • ведение базы данных документов на предприятии, обеспечение доступа и помощи другим сотрудникам при обращении за информацией;
  • обеспечение сохранности бумаг;
  • контроль за безопасностью и ограничением доступа к документам;
  • разработка, оформление и заполнение форм и табелей документов.

В функция специалиста являются:

  • разработка и своевременное внедрение современных процессов работы с бумагами на основе использования современных технологий вычислений, а именно:
    • контроль ведения;
    • учет;
    • хранение;
    • справочная работа.
  • необходимость принятия участия в организации и улучшении работы отдела по документоведению, контролировать делопроизводство;
  • внос предложений по улучшению условий труда, оптимизацию рабочих мест;
  • разработка документов и табелей для коллег различных структурных подразделений;
  • плавное внедрение на всех структурах предприятия системы документации;
  • соблюдение порядка состава документации, стремление к уменьшению ненужных бумаг;
  • организация отбора и передачи документов на хранение;
  • участие в разработке задач для улучшения информационных систем;
  • своевременное изучение и применение знаний в области документоведения, использование современной документации, на основе которой осуществляется деятельность;
  • принятие участия в отборе кадров для улучшения работы.

Требования к специалисту

Основные требования, предъявляемые к сотруднику:

  • наличие образования в сфере документоведения или в сфере смежной с данной специальностью;
  • умение пользоваться ПК;
  • опыт работы с бумагами (если нет опыта на работе, то при прохождении практики должны были сформироваться знания и умения в этой сфере).

К личностным качествам, которыми должен обладать документовед, можно отнести:

  • внимательность;
  • пунктуальность;
  • аккуратность;
  • стрессоустойчивость;
  • быстрая обучаемость;
  • эрудированность;
  • умение быстро находить документы и информацию по работе;
  • грамотность;
  • наличие организаторских способностей;
  • усидчивость;
  • умение отвечать за свои действия.

Специалист должен уметь работать с документацией, ведь ему придется отдавать все свое рабочее время на поиск, обработку и хранение бумаг, у такого человека должен быть интерес к такому виду работы. Но обладать всеми личностными качествами, перечисленными выше недостаточно, помимо этого специалист должен обладать навыками и знаниями в следующих областях:

  • экономика;
  • бухгалтерия;
  • юриспруденция;
  • кадровое делопроизводство;
  • основы программирования;
  • архивное дело;
  • менеджмент;
  • управление персоналом.

Документоведом должен быть человек, обладающей хорошей памятью и готовый работать с большим объемом информации.

Очень часто специалисту приходиться подготавливать документы для вышестоящего руководства, или для проверяющих инстанций.

Поэтому при подходе к делу специалист должен быть внимательным и проявить все свои знания, чтобы работа была выполнена качественно и в оговоренный срок.

Основные положения должностной инструкции

Для того чтобы сгруппировать требования, на предприятии разрабатывают должностные инструкции для всех категорий работников, включая документоведа.

В общих положениях должностных инструкций указывают на основании чего, и кем назначается на должность сотрудник, к какой категории работы относится специальность, требования, предъявляемые к соискателю.

Также тут указывается, кто является руководителем, и кто подчиняется специалисту.  Очень важно сообщить о новом документоведе всем заинтересованным и перечисленным в инструкции лицам, чтобы ускорить процесс адаптации новичка в команде.

Читайте также:  Упрощена процедура приобретения российского гражданства для иностранцев - медиков и инженеров - юридические советы

Например, в инструкции товароведа, данный пункт может выглядеть следующим образом:

  • сотрудник назначается и увольняется на основании приказа, согласованного с руководителем предприятия;
  • на должность документоведа претендуют лица, имеющие высшее образование (еще в этом пункте можно указать требования к стажу работы);
  • профессия документовед относится к категории специалистов;
  • специалист должен обладать знаниями, чтобы:
    • организовать рабочий процесс, включающий ведение архива, сбор и сохранности документации;
    • знаниями современных программ, методов проектирования баз данных;
    • обладать знаниями в разных сферах, включая экономику, основы управления, социологии;
    • уметь применять опыт зарубежных и российских коллег, быть в теме актуальных изменений.
  • подчиненность сотрудника должна быть в соответствии с введенной иерархией подчинения на предприятии;
  • на время отпуска или болезни сотрудника замещает другое должностное лицо в соответствии с приказом директора.

Современный рынок вакансий предлагает устроиться документоведом в следующие учреждения:

  • документовед в школу;
  • в детсад;
  • в образовательное учреждение;
  • в колледж;
  • в доу.

Рассмотрим некоторые особенности. Для документоведа в школе начальником является директор, который дает распоряжения сотруднику.

Как правило, на эту должность ищут человека со стажем работы на аналогичной должности, так как в государственных учреждениях присутствует специфика составления документов.

Документы, разработанные сотрудником должны соответствовать требованиям ГОСТ.

Для документоведа в образовательных учреждениях также необходимо знать законодательство в этой сфере. На сотрудника возложены обязательства секретаря, делопроизводителя и кадрового работника, в связи с ограничением штата.

Для сотрудников высших учебных заведений обязательно надо быть ознакомленным с профилем деятельности заведения, ведь нередко придется подготавливать документацию к заседаниям и совещаниям.

Как стать документоведом

Чтобы начать свою профессиональную деятельность в сфере документоведения можно получить специальное образование.

Как правило, претендентов, не имеющих соответствующего образования, редко берут на должность с хорошим окладом.

Ведь руководство понимает, что сотрудник должен быть квалифицирован, выполнять свою работу быстро и качественно, ведь от этого зависит дальнейшее развитие предприятия.

Колледжи и вузы разных городов предлагают пройти обучение и получить аттестат. Блок Многие студенты предпочитают параллельно проходить обучение на кадровика или архивного работника, чтобы по окончании профессионального заведения на руках сразу было две «корочки».

При выборе места обучения уделять внимание стоит не только наличию высококвалифицированных преподавателей, но и возможности прохождения практики в крупных российских предприятиях, с возможным дальнейшим трудоустройством.

Имея на руках диплом об образовании, можно легко трудоустроиться, найти высокооплачиваемую работу и быть уверенным, что при рассмотрении кандидатур, человеку с образованием вероятней отдадут предпочтение.

Свежий взгляд на эту профессию от молодых специалистов.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/dokumentoved.html

Как написать грамотную должностную инструкцию документоведа?

Документовод – это человек, который принимает, обрабатывает и отвечает за документацию на производстве или любом другом предприятии. В круг его обязанностей также входит контроль и ведение электронной базы данных, соблюдение стандартов, которых требует компания или государство.

В некоторых случаях ему приходится работать с корреспонденцией и обрабатывать электронные запросы и профили.

Где он может работать?

К счастью для представителей этой профессии, документы есть абсолютно в любой легальной организации. Поэтому и работа для хорошего специалиста всегда найдется.

Основные рабочие места:

  • государственные учреждения (медицинские, образовательные (школы, ДОУ и т. п.), суды, мэрии);
  • компании среднего и крупного звена;
  • архивы;
  • частный бизнес.

Основные обязанности и требования

Тем, кто хочет занять данную должность, следует в первую очередь обратить внимание на запросы работодателей:

  • работник должен свободно пользоваться стандартными программами Microsoft Office;
  • необходимы навыки использования дополнительных программ, таких как 1С;
  • усидчивость;
  • внимательность;
  • аккуратность;
  • высшее образование.

Трудовые обязанности:

  • разработка шаблонов документации;
  • сортировка документов согласно отделам и приоритету;
  • правильное оформление решений руководителей. Документовод обязан следить за правильностью заполнения форм, проверять наличие всех необходимых подписей и печатей;
  • обеспечение дальнейшего продвижения документации так, чтобы она непременно попала в место ее назначения.

Зачем нужна ДИ?

Первое, что следует отметить – негосударственные учреждения никто не может обязать разрабатывать должностные инструкции для сотрудников. Все зависит от воли руководства. Но опыт показывает, что отсутствие такого четкого плана отрицательно влияет на развитие компании и управление в целом.

Это документ, который помогает грамотно разработать план действий и синхронизировать работу коллектива так, чтобы каждый из сотрудников был на своем месте, занимался своим делом и тем самым приносил прибыль организации.

Что же касается стороны самого работника, то инструкция – это в некотором роде защита его прав. Во многих компаниях принято нанимать человека, который, находясь на одной ставке, выполняет работу, которая не всегда связана с его основным родом деятельности. Получается, что его пытаются максимально эксплуатировать в течение рабочего дня.

Наверное, самой важной функцией ДИ является формирование четкого понимания общей цели и роли каждого звена кадровой структуры.

Ознакомившись с инструкцией, каждый работник будет четко осознавать сферу своего влияния, видеть круг своих обязанностей и будет в курсе своей ответственности. После изучения этой документации в порядке иерархии сотруднику, как и руководителю, будет проще определиться с тем, к кому идти для решения того или иного вопроса.

Здесь вы можете бесплатно скачать образец этого документа

Вот еще несколько ее преимуществ:

  • После первого же ознакомления документоведа с должностной инструкцией ему будет спокойнее, так как у него уже есть «шпаргалка». Это поможет новичку адаптироваться и четко осознать свою роль в коллективе. Зная свои права и обязанности на рабочем месте, он не будет бояться несправедливого наказания.
  • Специалисты отдела кадров могут использовать ДИ как помощь в проведении собеседования. Они смогут сразу же оценить, насколько тот или иной кандидат подходит для должности.
  • Документ в некотором роде повышает эффективность труда, ведь в хорошо составленной инструкции можно найти не только перечень целей, но и пошаговые инструкции по их достижению.
  • Он выполняет роль мотиватора и контролера. Каждый из сотрудников имеет возможность самостоятельно отслеживать свой прогресс и мотивировать себя на скорейшее достижение поставленных целей.

Подробное обсуждение необходимости применения инструкций в организациях вы можете посмотреть на следующем видео:

Основные положения

Итак, документовод:

  • Получает, обрабатывает и создает документы, пользуясь предоставленной техникой.
  • Регулирует документооборот, следит за тем, чтобы все бумаги были получены, подписаны и отправлены в нужные сроки.
  • Принимает участие в улучшении условий труда путем проведения опросов среди сотрудников.
  • Разрабатывает единый стиль и форму документации для своей компании.
  • Оптимизирует потоки документов.
  • Следит за сбором бумаг для передачи их в высшие инстанции.
  • Принимает участие в формировании задачи и повестки дня.
  • Ведет электронную базу работников и клиентов.
  • Собирает пакеты документов для отчетности.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda.html

Ссылка на основную публикацию