Должностная инструкция делопроизводителя — юридические советы

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя - юридические советы

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

  • прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
  • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  • выполнение мелких поручений директора;
  • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

  1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
  2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
  3. Ведение конструктивной переписки;
  4. Создание документальной базы предприятия;
  5. Ведение бумажного и электронного реестра;
  6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
  7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
  8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
  9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
  10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
  11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

  • великолепная память;
  • дотошность и терпеливость;
  • аккуратность;
  • самообладание;
  • деловой стиль общения;
  • само организованность и самодисциплина;
  • педантичность;
  • высокая концентрация внимания;
  • эмоциональная устойчивость;
  • высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

  • высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
  • умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
  • знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
  • умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
  • опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
  • знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

  1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
  2. Функциональные обязанности работника.
  3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
  4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
  5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/deloproizvoditel.html

Должностная инструкция делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе.

В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота.

Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками.

Читайте также:  Водители автомобилей с опознавательным знаком «инвалид» должны иметь при себе справку об инвалидности - юридические советы

Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя.

Главные его задачи:

  • структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
  • контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
  • отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

  • иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
  • обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
  • уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
  • вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

  • аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
  • способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
  • способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
  • хорошая память для запоминания большого объёма информации;
  • высокое чувство ответственности;
  • доброжелательность;
  • коммуникабельность;
  • грамотная чёткая речь;
  • спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
  • спокойное восприятие критики в свою сторону.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnye-obyazannosti-deloproizvoditelya-sekretarya.html

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника :

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

  1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
  2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
  3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
  5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
  2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
  3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
  4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
  5. Порядочность.
  6. Общительность и доброжелательность.
  7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
  8. Коммуникабельность.
  9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
  10. Умение вести деловые переговоры.
  11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

  • заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
  • проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
  • нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

  1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
  2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
  3. Учет отправленных и полученных бумаг.
  4. Архивация документов.
  5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
  6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
  7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда.

А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день.

Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой.

Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего.

По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • осуществление контроля исполнения документов;
  • ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
  • ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности.

Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации.

Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

  • распорядительные;
  • информационные и справочные;
  • организационные;
  • кадровые (по личному составу);
  • финансовые;
  • технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

  1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
  2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
  3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
  4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Источник: https://www.syl.ru/article/228144/new_kto-takoy-deloproizvoditel-obyazannosti-rabotnika

Должностная инструкция делопроизводителя: обязанности и функции

Делопроизводитель – это сотрудник, особо ценный на любом предприятии, большим документооборотом.

На него возлагается решение многочисленных задач, требующих оперативного вмешательства, а также ответственность за несоблюдение основных правил рабочего распорядка.

Рассмотрим подробный образец должностной инструкции делопроизводителя, а также особенности ее осуществления и ответственность за пренебрежение основными правилами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.  

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Читайте также:  Как получить ипотеку на земельный участок? - юридические советы

Общие нормы и правила

Делопроизводитель – сотрудник технической отрасли. Назначается на должность только в случае наличия общего среднего образования по технической специализации и прохождения индивидуальных курсов продолжительностью 3 месяца.

Назначение сотрудника на должность и освобождение от нее осуществляется непосредственно на основании приказа руководителя, по поручению начальника, работающего в области структурного подразделения.

Образец должностной инструкции можно скачать в этой статье.

Что должен знать специалист

  • основные положения в рамках инструкции своей деятельности на предприятии;
  • базовые инструктажи по работе с техникой и механизированным трудом;
  • тонкости и устройство системы делопроизводства на государственном уровне;
  • базовые стандарты системы унификации, распорядительной документации и организационных моментов;
  • структуру фирмы, а также расположение и разветвление ее базовых подразделений;
  • алгоритм, на основании которого осуществляется контроль особенностей работы и прохождение документов служебного характера;
  • правила по внутреннему распорядку труда, беспрекословно выполняемые каждым сотрудником;
  • основы, на базе которых осуществляется организация трудового процесса;
  • правила и нормы, посредством которых на производстве или другом предприятии налажена охрана трудового порядка и дисциплины;
  • нормы и правила по охране труда, технике безопасности и санитарии, а также особенности защиты против пожаров.

Владение представленной информацией позволит сотруднику обеспечить себе карьерный рост, а предприятию – положительную динамику развития.

Образец должностной инструкции делопроизводителя нужен для ведение документооборота компании

Подчинение и взаимосвязи

В своей работе делопроизводитель подчиняется непосредственно другим сотрудникам, в частности – своему прямому начальнику и руководителю фирмы. Во время принятия решений и осуществления рабочего процесса, сотрудник руководствуется:

  • основными нормативными и методическими документами, имеющими отношение к его работе;
  • материалами дидактического характера, имеющими прямое отношение к качеству выполняемых действий, эффективности принятых на производстве или в торговой деятельности решений;
  • уставными документами фирмы, в которых прописаны нужные правила и полномочия должностного лица;
  • правилами, касающимися внутреннего распорядка труда;
  • приказами от руководителя и основными распоряжениями от него;
  • рассматриваемой документацией – настоящей инструкцией.

Функции и обязанности сотрудника

Рассматривая данную документацию, стоит упомянуть основные функции делопроизводителя. Сюда входят такие действия, как:

  • проведение работ, связанных с обработкой важной коммерческой документации;ведение процессов, имеющих отношение к документообороту – его хранения, систематизации, учету;
  • контроль того факта, чтобы документация была оформлена грамотно;
  • предоставление запрашиваемых справок по документам, которые были зарегистрированы.

Делопроизводитель на предприятии помимо опыта работы должен обладать рядом качеств для эффективного исполнения своих обязанностей

Должностные обязанности делопроизводителя обширны и многочисленны, поскольку взаимосвязаны с тем, что он задействован сразу в нескольких процессах организации. Есть перечень обязанностей, которые должен соблюдать данный сотрудник, к ним относятся следующие элементы:

  1. Принятие и последующее регистрирование корреспонденции, которая поступила на учет. Можно применять карточки регистрации, инструменты и средства компьютерной обработки, согласно резолюции руководителей, а также на основании разрешения структурных подразделений фирмы.
  2. Слежение за фактом прохождения документации, осуществление контролирования исполнения бумаг, прошедших регистрацию.
  3. Постоянная и регулярная отправка исполненных документов по адресатам.
  4. Ведение учета корреспонденции, операции по систематизации хранения бумажных данных, перепроверка и отслеживание их статуса.
  5. Подготовка документации и сдача в архив требуемых материалов, которые закончены сотрудником, предоставление бумаг в картотеку.
  6. Создание условий для безопасного хранения и сохранности соответствующих документов.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя на предприятии предполагает выполнение им широкого перечня обязательств.

Права работника

  1. Ознакомление с проектными решениями со стороны руководителей фирмы, которые касаются деятельности сотрудника.
  2. Внесение предложений, направленных на совершенствование рабочего процесса, имеющего связь с обязательствами, предусмотренными инструкцией.

  3. При необходимости требование от коллег и вышестоящих сотрудников данных для беспрепятственного осуществления деятельности.
  4. Требования от руководства фирмы того факта, чтобы было оказано содействие для выполнения обязанностей и правовых полномочий.

Делопроизводитель имеет право потребовать любые необходимые для работы данные как у руководства, так и у коллег

Ответственные моменты

Сотрудник, занятый в данной сфере, имеет в своей области определенную ответственность за некоторые ситуации, которые могут возникнуть в ходе рабочего процесса. Сюда относят такие нарушения, как:

  • неисполнение обязанностей или плохое качество их осуществления. Несоблюдение норм и тонкостей данной инструкции;
  • присутствие правонарушений, имеющих место быть в рамках деятельности фирмы при нарушении уголовного, административного и другого законодательства;
  • наличие факта того, что сотрудником был причинен материальный ущерб фирме в пределах, которые были определены действующим кодексом РФ.

В рамках осуществления деятельности сотрудник выполняет большое количество обязанностей, связанных с обеспечением документооборота и других нюансов, имеющих место быть. За несоблюдение или целенаправленное недостаточное соблюдение норм и правил закона полагается ответственность, ее вид зависит от масштабности деятельности и от степени причиненного ущерба.

Источник: https://vashbiznesplan.ru/dolzhnostnye-instruktsii/obyazannosti-deloproizvoditelya.html

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей.

Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

  • ведение деловых переписок управляющего звена;
  • формирование структурированной документационной базы;
  • контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей.

В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя.

Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики.

Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся.

В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе.

Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах.

Читайте также:  Каковы федеральные налоги и сборы в российской федерации? - юридические советы

Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель.

Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-obyazannosti-deloproizvoditelya.html

Должностная инструкция делопроизводителя-2018: регламент, нужный и работодателю, и работнику

Должностная инструкция делопроизводителя — документ, которым специалист будет руководствоваться в своей работе. На основании должностной инструкции и работодатель сможет объективно оценить, насколько работник соответствует этой должности.

Нужна ли на предприятии должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя не относится к числу обязательных документов. То есть законодательство не устанавливает наличие таких регламентов в организации.

Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости этого вида документов.

Но, если этот вопрос будет решен положительно, должностные инструкции необходимо будет включить в учетную политику предприятия.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

Те положения и разделы, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции делопроизводителя, могут быть также включены в такой документ, как трудовой договор. Какую-то часть этих положений можно найти в локальных нормативных актах, действующих в организации.

Скачать документы по теме:

Но объединение всех требований и регламентов в одном документе – должностной инструкции делопроизводителя, более рационально:

  • во-первых, ни работнику, ни работодателю не придется поднимать договоры, соглашения и локальные акты, чтобы уточнить какие-то вопросы по трудовой функции, требованиям к должности;
     
  • во-вторых, подпись работника под этим документом является неоспоримым доказательством того, что с обязанностями по данной должности он ознакомлен;
     
  • в-третьих, внести изменения в должностную инструкцию будет проще, чем в трудовой договор или иной (помимо инструкции) локальный нормативный акт.

Что содержат должностные инструкции делопроизводителя в организации

Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов. Как правило, это:

  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности делопроизводителя.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Порядок пересмотра должностной инструкции.

Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия.

Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.

Обратите внимание! Для коммерческих предприятий требования профстандартов являются рекомендуемыми. Работодатель вправе сократить или дополнить их при разработке собственной должностной инструкции делопроизводителя.

На рисунке ниже представлена должностная инструкция делопроизводителя, образец заполнения раздела «Общие положения».

Раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя

В этом разделе следует оговорить порядок назначения на должность делопроизводителя и освобождения от нее. Кроме этого, здесь же можно закрепить подчиненность по должности и оговорить порядок замещения работника на время его отсутствия или болезни.

Среди сведений, которые включают в этот раздел, также нужно перечислить документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе.

Справка

К ним относятся:

  1. правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя,
     
  2. правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации и т.п.;
     
  3. трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя.

Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.

Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»

К числу общих обязанностей, которые должен выполнять любой специалист по делопроизводству, должностная инструкция отнесет:

  • прием и обработку входящих документов;
  • обработка и отправка исходящих документов;
  • просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
  • подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
  • доставка документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов предприятия;
  • организация текущего хранения документов;
  • ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
  • организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
  • контроль движения и своевременного исполнения документов.

Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе 2018 может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.

Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки.

Справка

Укажите в инструкции, что он должен:

  1. иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
     
  2. уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
     
  3. уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля.

Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей.

Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.

Как заполнить другие разделы должностной инструкции делопроизводителя

В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:

  • своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;
  • выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
  • информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
  • обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
  • запрашивать информацию и документы, необходимые для работы.

В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:

об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

о материальной ответственности, в случае, если по вине сотрудника предприятию будет нанесен имущественный или материальный ущерб.

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384381-doljnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya-18-m4

Ссылка на основную публикацию