Должностная инструкция архивариуса — образец — юридические советы

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/arxivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

Архивист относится к категории специалистов, обязанности которых заключаются в ведении архива (их обязанности схожи с заведующими хозяйством). Основные положения типовой формальной должностной инструкции, утверждаются, в зависимости от наименования учреждения.

Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.

Должностная инструкция архивариуса — основные положения

Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.

Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.

Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.

Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения – образец

В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.

Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:

  • основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
  • права и обязанности;
  • схема выплаты вознаграждения;
  • рамки ответственности;
  • требования к квалификации;
  • варианты расторжения соглашения;
  • заключительные положения.

В зависимости от наименования предприятия, настоящий образец, может содержать дополнительные пункты. В частности, в бюджетных учреждениях, обычно используется практика расширенного списка задач. Делается это в соответствии с формальными методическими рекомендациями 46-ФЗ.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Медицинская организация, в большинстве случаев, является бюджетным предприятием. Поэтому задачи, основные положения, формальные обязанности, и схема выплаты вознаграждения специалисту, являются идентичными с любым бюджетным предприятием.

И, в частности, здесь важно учитывать специфику деятельности описываемого специалиста. К ведению документации, добавляется, также, обязанность обеспечения сохранности медицинских и профилактических карт.

В соответствии с формальными методическими рекомендациями, хранение медицинских карт в организации длится не более 25 лет. Во всём остальном типовой образец будет составляться по аналогичной структуре.

К слову, еще на сайте имеется статья о том, что входит в обязанности санитарки в больнице.

Должностная инструкция архивариуса на предприятии

Независимо от наименования предприятия, архивариус, помимо сохранности технической, производственной, кадровой, и прочей документации, обязан также выдавать запрашиваемые документы всем лицам из штата, по первому требованию.

В должностной инструкции, в данном случае, отмечается обязанность быстрого поиска соответствующего документа и последующую его выдачу штатному сотруднику. Здесь же указывается обязанность своевременного списания и уничтожения потерявших силу документов.

Права архивариуса, заключаются в обеспечении, в техническом и материальном плане, его рабочего места. Все эти положения прикрепляются, в виде приложения, к трудовому договору.

Читайте также:  Ипотека для молодых учителей 2017-2018: особенности получения - юридические советы

Типовой образец должностной инструкции архивариуса

Структурные элементы документа, в каждом случае, могут существенно разниться. В медицинской организации и на производственном предприятии, у такого специалиста, могут быть совершенно разные преференции и обязанности.

Но типовой пример описываемого документа подходит практически для каждого случая. В него достаточно лишь добавить необходимые пункты. После его утверждения, одна копия помещается в кадровый отдел, на все время действия соглашения, а другая (по желанию) передается наемному сотруднику.

Просмотреть и скачать такой образец можно здесь:

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-osnovnye-obyazannosti-i-obrazec.html

Должностная инструкция архивариуса

[организационно-правовая форма,наименование организации, предприятия] Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-arhivariusa

Должностная инструкция архивариуса предприятия

Основная функция архивариуса на предприятии и в любом другом учреждении, состоит в организации хранения важных документов. Согласно законодательству, все сведения о работе граждан и регулирующие трудовую деятельность на предприятии имеют срок хранения до 75 лет. Это обусловлено работой пенсионной системы России.

Как должностное лицо, работник архива имеет свои права и обязанности. Его деятельность на предприятии определяет должностная инструкция. Служебные инструкции разрабатываются совместно юрисконсультом и работником кадровой службы.

Они предоставляются сотруднику для ознакомления под личную подпись и выдаются вместе с подписанием трудового контракта.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса предприятия

Специфика работы архивариуса заключается во взаимодействии с органами государственной власти.

По запросу из администрации города или другой бюджетной организации, которая взаимодействует с населением и имеет право доступа к персональным данным граждан, он обязан предоставить необходимую информацию.

Помимо организаций, к архивному работнику обращаются нотариусы, в обязанность которых входит оформление наследства. Ранее все жилые помещения предоставлялись гражданам ордерами по месту их работы.

Общие положения

В основных положениях должностной инструкции должны значиться навыки, которыми должен обладать сотрудник архива. Квалификация напрямую зависит от размеров и специфики предприятия.

Помимо необходимой квалификации в области делопроизводства, в общих положениях инструкции должна быть информация о том, что работник архива принимается на должность и освобождается от нее непосредственно руководителем учреждения.

Кроме этого должно быть упомянуто должностное лицо, которое принимает на себя обязанности работника архива, если он временно не может выполнять их, по причине временной нетрудоспособности или в период отпуска.

Должностные обязанности архивариуса учреждения

Архивариус предприятия имеет следующие должностные обязанности:

  1. Ведет архивную работу в учреждении.
  2. Обеспечивает полную сохранность не только документов, но и сведений медицинского, технического и коммерческого характера.
  3. Присваивает делам номенклатурные номера, формирует картотеку.
  4. Взаимодействует с кадровыми работниками, проверяет комплектность дел, сданных делопроизводителем.
  5. По запросам из учреждений формирует выписки и справки.
  6. Составляет описи к переданным на хранение делам.

Дополнительно в обязанности могут быть включены другие функции, не противоречащие нормам трудового права. И несвязанные с переводом на длительный срок.

Читайте также:  Крупная сделка для ао - юридические советы

Права

Архивариус предприятия имеет право:

  1. Требовать от учреждения улучшения условий труда.
  2. Получать гарантированные законом выплаты, в том числе оплата сверхурочной работы.
  3. Получать доступ к необходимой информации и документам.

Кроме этого работник архива может рассчитывать на содействие учреждения в случае необходимости.

Ответственность

Архивариус предприятия несет ответственность за разглашение медицинской тайны сотрудника, недобросовестное использование персональных данных, передаче третьим лицам без согласия компании коммерческих и технических сведений. Эта ответственность предусмотрена не только инструкцией, но и другими нормативными актами. Она может быть административной или уголовной. Это зависит от степени ущерба, нанесенного учреждению или гражданину.

Условия работы

Условия трудовой деятельности архивного работника должны соответствовать нормам трудового права. Вот основные условия:

  1. Для оптимальной работы архивариуса должны быть обеспечены требования санитарных норм, в плане биологической безопасности.
  2. Должен соблюдаться график работы, установленный в учреждении, с соответствующей очередностью основного отпуска.
  3. Соблюдение работодателем правил противопожарной безопасности также является важной частью организации условий труда.

С 2016 года требования к работникам архива не изменились, поэтому могут использоваться ранее разработанные в учреждениях типовые должностные инструкции.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(8

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-predpriyatiya.html

Должностная инструкция архивариуса: шаблон, образец, пример, бланк

Каждое учреждение располагает документальным архивом, требующим тщательного системного подхода.

Определенные бумаги, например, личные дела, распоряжения, приказы нужно хранить в течение длительного времени.

Ценную информацию следует расфасовать по папкам и описать по датам, так как это значительно облегчает и ускоряет поиски. Эту непростую работу обычно доверяют профессиональному архивариусу.

О документе

Перечень обязанностей, прав и основных функций работников отражаются в разных документах. Рядовой сотрудник и заместитель руководителя пользуются должностными инструкциями, директор – уставом, а начальники подразделений (отделов) – соответствующими положениями.

Должностная инструкция архивариуса является внутренним локальным актом учреждения, содержащим в себе основной перечень функций, обязанностей, поручений и прав.

Письмо Роструда № 3042-6-0 называет инструкцию не просто формальной бумагой, а документом, регламентирующим организационно-правовой статус специалистов, требования к квалификации, порядок утверждения и разрыва трудовых взаимоотношений и прочие условия. 

Его особенности

Составление должностной инструкции архивариуса предполагает использование следующих документов:

  1. Единого квалификационного справочника должностей служащих.
  2. Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004, отражающего требования, обязательные к соблюдению при оформлении бумаг.
  3. Общегосударственного классификатора, принятого в начале 1997 г.
  4. Трудового Кодекса.
  5. Локальной нормативной документации.

Архивариус должен уметь:

  • получать и выдавать дела;
  • хранить и использовать подотчетные бумаги;
  • вести учет и формировать отчеты;
  • правильно описывать и хранить документацию;
  • обращаться с компьютером и иной офисной техникой;
  • эффективно работать в режиме многозадачности;
  • грамотно формулировать свои мысли как письменно, так и устно.

Выдача необходимого документа пройдет без лишних вопросов, если архивариус будет иметь представление об организации в целом и каждом специалисте, задействованном на определенном объекте.

Чтобы приступить к выполнению должностных обязанностей, специалист должен располагать высшим, неоконченным высшим или средним образованием, а также основными аспектами делопроизводства.

Для кого составлена

Архивариус – это хранитель архива. Обучение профессии предполагает освоение специальности «Архивное дело» или курса «Делопроизводство». Самой главной обязанностью специалиста является сохранение порядка во вверенных ему владениях.

  • Архив может располагаться на любом предприятии. Это может быть городской суд. Здесь хранятся тысячи дел, которые могут потребоваться кому-либо из сторон, судье, адвокату, а также сотруднику из вышестоящей инстанции, например, если осужденный не согласен с вынесенным приговором и подал апелляционную жалобу.
  • Архивариус может трудиться в стенах бюджетного медицинского учреждения, например, родительного дома. История, в которой отражены основные показатели, связанные с появлением на свет младенца, должны храниться в течение 25 лет. А еще на каждом предприятии должен быть архив кадровика, бухгалтерской и финансовой служб.
  • Образовательные учреждения могут складывать в архив: финансовую отчетность, результаты тестирований и экзаменов, документы об учениках, в том числе конфиденциальную личную информацию. Срок хранения бумаг зависит от норм, утвержденных действующим законодательством.
  • Музейные архивариусы обычно систематизируют учет экспонатов в соответствии с историческим периодом. Государственные учреждения могут вести и сохранять отчеты об уровне смертности и рождаемости, собирать копии различных документов.
  • Бывает даже, что специалиста архива нанимает частное лицо для составления генеалогического древа или для систематизации записей, имеющих историческую ценность для отдельно взятой семьи.

Как разработать и внести правки

Базой для разработки должностной инструкции архивариуса является Положении о структурном подразделении. Документ утверждается руководителем предприятия.

За разработку отвечает специалист отдела кадров или начальник отдела.

Перед утверждением должностную инструкцию следует согласовать со специалистом юридического отдела (при наличии в учреждении, например, юристом, юрисконсультом, директором по правовым вопросам).

Трудовой Кодекс не содержит информации о последовательности внесения изменений в документ, поэтому организация может самостоятельно утвердить порядок путем разработки внутреннего локального акта.

При исправлении следует учитывать:

  • способ оформления должностной инструкции (самостоятельный документ или приложение к трудовому договору);
  • характер вносимых новшеств.

Если должностная инструкция – это приложение к основному договору, то ее корректирование можно оформить только через составление дополнительного соглашения. Игнорирование требования грозит отказом работника от новых обязанностей.

Положения должностной инструкции архивариуса

Главным назначением любой должностной инструкции является распределение обязанностей, прав и ответственности между специалистами.

Общие положения

Назначение на такую должностьпредполагает наличие среднего или высшего профессионального образования. Принимает на работу, освобождает от должности и отдает распоряжения руководитель учреждения.

Если работник отсутствует на рабочем месте (заболел, направлен в командировку и т.д.), то руководитель может передать его права и обязанности другому специалисту.

Основополагающие документы при исполнении трудовой функции:

  • положение об архиве учреждения;
  • инструкция, регламентирующая работу архива;
  • должностная инструкция.

Если структура организации предусматривает несколько штатных единиц в архиве, то такой работник является их непосредственным начальником.

Должностные обязанности

Среди основных обязанностей можно выделить:

  1. Обработку входящих и исходящих документов, а также своевременную доставку корреспонденции до места назначения.
  2. Контроль за правильностью исполнения запросов и за соблюдением сроков.
  3. Организацию учета, хранения, регистрации и передачи текущих документов в подразделения.
  4. Разработку инструкций, касающихся вопросов делопроизводства.
  5. Обеспечение подчиненных необходимой справочной информацией, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами и хозяйственным инвентарем.
  6. Подготовку справок, подтверждающих срок исполнения документа.
  7. Активное участие в подготовке совещания, организуемого руководителем.
  8. Создание и распечатку служебной документации.
  9. Организацию защиты информации, содержащей тайну государственного, коммерческого или служебного характера.
  10. Руководство делопроизводством на предприятии.
  11. Разработку мероприятий, направленных на совершенствование и модернизацию рабочего процесса на «своей территории».
  12. Обеспечение установленного режима доступа к информации.

Права

Такой работник наделен следующими правами:

  1. Вносит на рассмотрение руководителя предложения, направленные на улучшение работы отдела.
  2. Возвращает на доработку документы, если они не соответствуют установленным требованиям.
  3. Проверяет порядок ведения документооборота в других структурных подразделениях.
  4. Визирует бумаги, непосредственно связанные с работой отдела.
  5. Сотрудничает с руководителями отделов по вопросам оборота документов, с заведующим хозяйством в части обеспечения бланками, канцтоварами и средствами оргтехники, с юридическим отделом по правовой обоснованности составленных документов и с кадровиком в части приема, увольнения и перемещения сотрудников.
  6. Дает распоряжения, которые в обязательном порядке должны исполняться работниками архива.
  7. Сообщает руководству о собственных предложениях, касающихся поощрения лучших сотрудников и наложения взысканий на специалистов, нарушающих трудовую дисциплину.

Ответственность

В соответствии с занимаемой должности  он отвечает за несвоевременное или некачественное исполнение своих обязанностей, за допущенные нарушения в рамках административного, гражданского и уголовного законодательства, а также за причиненный материальный вред.

Скачать пример ДИ архивариуса можно здесь.

ДИ архивариуса (образец)

Ди помощника архивариуса

В соискателе, претендующем на должность помощника архивариуса, работодатель обычно желает видеть следующие личные качества: прекрасную память, желание трудиться, спокойствие, внимательность и опрятность. Должностная инструкция специалиста состоит из определенных разделов.

Общие требования

Должность помощника архивариуса может занять специалист со средним образованием или с удостоверением, подтверждающим прохождение курса по профилю «Делопроизводство». В отношении вакансии нельзя предъявлять требования к стажу. Специалист является техническим исполнителем.

Читайте также:  С какого возраста наступает уголовная ответственность? - юридические советы

Помощник архивариуса должен знать:

  • правовую документацию, используемую в работе;
  • последовательность приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
  • порядок составления описей;
  • основы Трудового Кодекса;
  • правила внутреннего трудового распорядка и нормы безопасности.

Подписать заявление о приеме на работу и расторгнуть трудовые взаимоотношения может только руководитель учреждения.

Должностные обязанности

Помощник архивариуса:

  1. Ведет архивный учет в учреждении.
  2. Принимает документы и обеспечивает их хранение.
  3. Участвует в формировании номенклатуры и следит, чтобы сданные в архив бумаги были правильно оформлены.
  4. Отвечает за шифровку единиц хранения, систематизацию и хранение дел.
  5. Формирует справочную информацию, значительно упрощающую поиск нужного документа.
  6. Готовит сводную опись документов, находящихся на постоянном и временном хранении, а также актов, необходимых для списания, ликвидации или передачи бумаг в городской архив.

Прежде чем приступить к исполнению обязанностей, помощник архивариуса должен внимательно изучить: действующую нормативную базу, устав предприятия, приказы вышестоящего начальства и утвержденную должностную инструкцию.

О роли ДИ расскажет это видео:

Права

Помощник архивариуса имеет право:

  1. Предлагать руководителю варианты улучшения и повышения эффективности своей работы.
  2. Запрашивать в других подразделениях информацию, связанную с выполнением трудовой функции.
  3. Просить содействия руководства в части обеспечения рабочего места и предоставления документов, необходимых для работы.
  4. Знакомиться с бумагами, касающимися его прав и обязанностей.

Ответственность

На помощника архивариуса в зависимости от вида и тяжести нарушения, может распространяться административная, гражданская, материальная и уголовная ответственность.

Должностная инструкция вступает в силу сразу после утверждения руководителем, а обязательной к применению для работника становится с даты письменного ознакомления с документом.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/arhivariusa.html

Должностная инструкция работника архива — архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

  • систематизация и отбор документации;
  • принятие и обработка документов на хранение;
  • составление справок на документы;
  • передача документов в хранилище государственных органов;
  • ведение делопроизводства организации;
  • хранение документов до истечения их срока;
  • контроль над использованием архивных материалов;
  • составление и наполнение базы данных документации;
  • учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
  • размещение дел;
  • контроль над состоянием документации;
  • восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

  • участие в проведении экспертиз;
  • соблюдение правил пожарной безопасности;
  • выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

  • положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
  • структуру организации;
  • порядок принятия и передачи документов на хранение;
  • правила пользования документами;
  • систему делопроизводства;
  • нормативно-правовые акты об архивном деле;
  • правила трудового распорядка;
  • правила пользования техническими средствами;
  • правила составления отчетов;
  • трудовое законодательство;
  • порядок составление актов уничтожения документации;
  • правила составления описи;
  • правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

  • ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
  • запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
  • запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
  • сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
  • представление интересов компании;
  • не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
  • подписание документации в пределах своих обязанностей;
  • поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации.

За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
  • разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
  • нарушение внутреннего распорядка организации;
  • нарушение делового этикета;
  • разглашение конфиденциальной информации;
  • нанесение предприятию ущерба;
  • нарушение пожарной безопасности;
  • направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
  • нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

  • соблюдение дисциплины на предприятии;
  • качественное исполнение своей работы;
  • своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

  • быть внимательным и педантичным;
  • обладать усидчивостью и терпеливостью;
  • быть ответственным и организованным;
  • обладать дисциплинированностью и спокойствием;
  • быть аккуратным и сосредоточенным;
  • обладать тонкой ручной моторикой;
  • обладать хорошими знаниями русского языка;
  • иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

  • умение работать с организационной техникой;
  • знание основ работы на компьютере;
  • письменная и устная грамотная речь;
  • знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
  • умение работать с огромным потоком информации;
  • опыт работы;
  • в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре.

Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами.

В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

  • болезни опорно-двигательного аппарата;
  • нарушение зрения;
  • нервные и психические заболевания;
  • аллергия на пыль;
  • наркотическая и алкогольная зависимость;
  • заболевания слухового аппарата;
  • заболевания, связанные с речью;
  • потери сознания;
  • эпилептические припадки;
  • заболевания кожных покровов;
  • судороги;
  • нарушение координации движений;
  • инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг.

Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников.

В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/arxivariusa.html

Ссылка на основную публикацию